Racjonalizacja kosztów IT

dodano: 27 listopada 2014

news-ico

czyli jak dopasować koszty IT do potrzeb i możliwości biznesu?

 

Często menedżerowie przedsiębiorstw i instytucji szukają odpowiedzi na poniższe pytania związane z wydatkami na IT:

  • Ile kosztuje wsparcie IT dla poszczególnych obszarów biznesowych i z czego wynikają te koszty? Czy te koszty są uzasadnione?
  • Z czego mogę zrezygnować, aby obniżyć koszty IT i zachować ciągłość funkcjonowania biznesu?
  • Jaki wpływ na koszty IT będzie mieć rozwój biznesu (nowi pracownicy, nowi klienci, nowe produkty)?
  • Jak przygotować wiarygodny i efektywny budżet IT?

Czasami również można spotkać się z żartobliwą opinią, że z wydatkami na IT jest podobnie jak z wydatkami na reklamę – wydajemy o połowę za dużo, ale nie wiemy, która to połowa ;).

Co zatem zrobić, aby efektywnie zarządzać kosztami IT, czyli nie wydawać na IT zbyt dużo, ale jednocześnie zapewnić odpowiednie wsparcie dla biznesu?

Warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

  • gdzie jesteśmy?”
  • co robi IT i dla kogo?
  • ile kosztuje IT i dlaczego?
  • co możemy zrobić z kosztami IT?

pytanie 1: gdzie jesteśmy?

Wielkości i struktury budżetu IT nie można oceniać w oderwaniu od specyfiki przedsiębiorstwa, zarówno biznesowej, jak i informatycznej. Proste porównywanie się do innych organizacji (benchmarking) często prowadzi do nieuprawnionych i w konsekwencji błędnych wniosków.

W celu weryfikacji, czy zakres i koszty wsparcia IT są uzasadnione najpierw należy przeanalizować model biznesowy organizacji i wynikające z niego potrzeby względem IT, związane nie tylko z funkcjonalnościami poszczególnych systemów, ale również z trybem ich wykorzystywania (godziny pracy, wpływ niedostępności systemów IT na ciągłość procesów biznesowych).

Z drugiej strony wymagana jest świadomość jakimi aplikacjami i infrastrukturą IT dysponuje przedsiębiorstwo oraz jak one są zarządzane. Sposób budowy, wdrożeń i eksploatacji systemów IT, w tym zakres zaangażowania dostawców zewnętrznych, ma istotny wpływ na koszty związane z wykorzystywaniem tych systemów i możliwości optymalizacji.

pytanie 2: co robi IT i dla kogo?

Skuteczne zarządzanie kosztami IT wymaga w pierwszej kolejności dobrego zrozumienia, jakie aplikacje i infrastrukturę IT posiada przedsiębiorstwo oraz jak one są wykorzystywane.

W tym celu należy opisać zakres usług, jakie organizacja IT dostarcza poszczególnym obszarom biznesowym (tzw. usługi biznesowe) oraz składowe tych usług, czyli aplikacje i infrastrukturę IT utrzymywane i rozwijane przez poszczególne zespoły wewnątrz organizacji IT oraz przez dostawców zewnętrznych (tzw. usługi wspierające i zewnętrzne).

W ten sposób powstaje katalog usług IT, który stanowi również strukturę umożliwiającą weryfikację zasadności kosztów IT oraz sposobu alokacji tych kosztów na poszczególne obszary biznesowe.

pytanie 3: ile kosztuje IT i dlaczego?

Typowymi kosztami IT są koszty wynagrodzeń pracowników, usług zewnętrznych, wyposażenia oraz amortyzacji sprzętu i oprogramowania, a także koszty generowane w innych obszarach biznesowych związane z funkcjonowaniem organizacji IT (np. koszty pomieszczeń biurowych, energii). Taki układ kosztów nie pozwala jednak wyjaśnić, czy ich wielkość jest uzasadniona i czy wynika ze wsparcia wymaganego przez biznes?

Kluczem do zrozumienia i późniejszego skutecznego kształtowania kosztów IT jest powiązanie tych kosztów z aplikacjami i infrastrukturą IT, a następnie alokacja kosztów na obszary biznesowe zgodnie z zakresem i sposobem korzystania z systemów IT. W ten sposób budżet IT staje się bardziej transparentny, a zasadność poszczególnych pozycji kosztowych jest możliwa do weryfikacji.

pytanie 4: co możemy zrobić z kosztami IT?

Kiedy już wiemy, kto wykorzystuje IT, w jakim zakresie i ile nas to kosztuje, to możemy przeanalizować czy wszystkie koszty IT są uzasadnione, z czego wynikają zmiany w tych kosztach w trakcie roku i w kolejnych okresach budżetowych oraz gdzie istnieje obszar do ewentualnej redukcji kosztów IT. Warto również pamiętać, że wzrost kosztów IT często wynika ze wzrostu skali działania biznesu (dodatkowe licencje dla użytkowników, dodatkowa infrastruktura IT) i rozwoju biznesu w nowych obszarach (nowe inwestycje wprowadzające nowe systemy IT lub zmiany w systemach).

Optymalizacja kosztów IT może wynikać zarówno ze zmian w systemach IT i sposobie zarządzania nimi (zarządzanie podażą IT), jak i ze zmiany sposobu i zakresu wykorzystania IT przez biznes (zarządzanie popytem na IT).

Przykładowe sposoby optymalizacji kosztów IT:

  • Weryfikacja wielkości i zasadności budżetu IT

    Powiązanie kosztów IT z usługami świadczonymi przez organizację IT pozwala na weryfikację, czy wszystkie pozycje kosztowe są niezbędne oraz czy ich wielkość jest uzasadniona. Poprzez weryfikację rynkową i analizę trendów zmian wielkości kosztów w czasie możliwa jest identyfikacja tych kosztów, które są możliwe do redukcji i uzasadnienie wzrostu kosztów w związku z realizacją nowych inwestycji (nowe wdrożenia systemów IT lub zmiany w obecnych systemach) lub rosnącą skalą biznesu. Często już samo przypisywanie kosztów do usług pozwala na identyfikację tych pozycji, które nie są krytyczne i można z nich zrezygnować.

  • Analiza opłacalności outsourcingu IT (w tym wykorzystania cloud-computingu)

    Posiadając wiedzę o kosztach usług IT (zarówno biznesowych, jak i wspierających) możliwe jest przeprowadzenie analizy zasadności i konsekwencji outsourcingu wybranych usług. W szczególności możliwa jest precyzyjna identyfikacja tych kosztów, które faktycznie ulegną redukcji oraz tych, które nadal będą ponoszone przez organizację pomimo wydzielenia fragmentów środowiska IT na zewnątrz (np. koszty trwających umów zewnętrznych, koszty pracowników wykorzystywanego do świadczenia także innych usług, koszty zwolnionej i niewykorzystywanej pojemności infrastruktury IT).

  • Modyfikacja zakresu i sposobu wykorzystywania systemów i sprzętu IT przez pracowników

    Weryfikacja zakresu dostępu pracowników do systemów IT i dopasowanie tego dostępu do faktycznych potrzeb poszczególnych obszarów biznesowych może się przełożyć na mniejsze zapotrzebowanie na licencje, usługi zewnętrzne i infrastrukturę IT. Typowym przykładem jest ograniczenie dostępu do poszczególnych systemów dla osób, które nie korzystają z nich na co dzień, a otrzymały ten dostęp „w pakiecie” wraz z innymi funkcjonalnościami, czy też zmniejszenie pakietu aplikacji instalowanych „standardowo” na każdym stanowisku pracy.Koszty IT wynikają nie tylko z dostępu do aplikacji i infrastruktury IT, ale również ze sposobu ich wykorzystywania przez biznes. Większe oczekiwania dotyczące godzin wsparcia (np. 24/7) czy też krótsze wymagane czasy odtworzenia systemów IT po awarii wpływają istotnie na generowanie kosztów związanych z utrzymywaniem dodatkowego personelu, droższej infrastruktury i umów na wsparcie firm zewnętrznych. Weryfikacja i dopasowanie tych wymagań do faktycznych potrzeb i możliwości poszczególnych obszarów biznesowych może istotnie wpłynąć na ograniczenie kosztów IT lub uzasadnić ponoszenie określonych wydatków w związku z istotną potrzebą biznesową.

  • Standaryzacja systemów i sprzętu IT

    Mniejsza liczba różnych typów technologii wykorzystywanych przez organizację pozwala na ograniczenie kosztów związanych z obsługą poszczególnych systemów IT – potrzebnych jest mniej specjalistów o różnorodnej wiedzy, mniejsze są wydatki na szkolenia i rozwój personelu IT, redukowane są koszty umów zewnętrznych dzięki uzyskiwaniu korzyści skali. Typowym przykładem tego typu oszczędności jest wprowadzenie kilku standardowych typów stanowisk pracy, ograniczenie typów aplikacji mających podobne zastosowania (np. systemy raportowe) czy też unifikacja i centralizacja infrastruktury IT.

Docelowo efektywnościowe podejście do zarządzania kosztami IT powinno opierać się na cyklu, w którym planujemy koszty IT w podziale na usługi i klientów tych usług (jednostki biznesowe), raportujemy koszty rzeczywiste, zarządzamy zmianami wynikającymi z nowych projektów i zmian operacyjnych oraz szukamy możliwości optymalizacji, pozwalających dostarczać usługi IT do biznesu na oczekiwanych poziomach i przy uzasadnionych kosztach.

schemat

W celu wsparcia przedsiębiorstw w efektywnym zarządzaniu kosztami IT stworzyliśmy system HADRONE, dostarczający wartość wynikającą z połączenia doświadczenia i wiedzy ekonomicznej jego twórców z praktyką w zarządzaniu IT.

Dzięki wbudowanej metodzie i unikatowym funkcjonalnościom, HADRONE pozwala na łatwą analizę i świadomą optymalizację wydatków na IT, a w efekcie wspomaga proces ciągłego dopasowywania zakresu i kosztów usług IT do realnych potrzeb, możliwości i ograniczeń biznesu.