Harmonogram projektu – jak go przygotować?

dodano: 4 maja 2020

Stworzenie dobrego harmonogramu stanowi podstawę planowania, a co za tym idzie – powodzenia w zarządzaniu projektem. Najprościej rzecz ujmując, jest to pierwszy i podstawowy krok na drodze do realizacji zadań, niezależnie od tego, jak bardzo złożone i ambitne są Twoje cele. Pozostaje jednak pytanie, jak stworzyć taki plan? Jeśli chcesz się tego dowiedzieć – zapraszamy do lektury naszego krótkiego poradnika!

Czy zarządzanie to wyzwanie?

Jak najbardziej – ale to już zapewne wiesz z doświadczenia. Podobnie jak to, że podstawą powodzenia każdego projektu jest odpowiednie rozplanowanie sił, zasobów, narzędzi oraz środków, jakimi dysponujesz, a następnie właściwe rozdysponowanie ich w czasie.

W teorii wszystko wydaje się proste, jednak im bardziej złożone jest przedsięwzięcie, tym więcej rozmaitych elementów i nieprzewidzianych sytuacji musisz wziąć pod uwagę. Prawidłowo opracowany harmonogram, wsparty dobrym programem do zarządzania, umożliwi Ci zapanowanie nad wszystkimi tymi aspektami. Dzięki niemu będziesz mógł:

  • podzielić projekt na mniejsze zadania;
  • przydzielić je poszczególnym zespołom lub pracownikom;
  • rozplanować je w czasie w taki sposób, by uniknąć zbędnych przestojów oraz pracy pod zbyt dużą presją;
  • skutecznie monitorować postępy.

Innymi słowy, harmonogramowanie projektów pozwoli Ci na zoptymalizowanie działań firmy, ułatwi zamknięcie poszczególnych etapów, a co za tym idzie – będzie gwarancją sprawnej realizacji całego przedsięwzięcia.

Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku, gdy zadania, jakie masz do wykonania, są bardzo trudne i wymagające. W takiej sytuacji jest niemal pewne, iż na którymś etapie ich realizacji pojawią się komplikacje, zwątpienie lub nawet chęć rezygnacji. Mając jednak dobry, przemyślany harmonogram prac, będziesz mógł łatwo zapanować nad chaosem i stresem. Świadomość, że mimo pewnych trudności nadal realizujesz pierwotne założenia, pomoże Ci ograniczyć negatywne emocje do minimum i usprawni zarządzanie projektem, a co za tym idzie – przyczyni się do sukcesu Twojego i Twojej firmy. Do stworzenia skutecznego harmonogramu wystarczą Ci cztery kroki, które opisaliśmy poniżej.

Krok 1 – Znajdź odpowiednią metodę

Specjaliści wyróżniają kilka różnych sposobów planowania. Każda z tych metod ma własną specyfikę i walory, dlatego żadna nie jest „najlepsza” – w przeciwnym razie wszyscy stosowaliby właśnie tę jedną. Jeżeli nigdy wcześniej nie miałeś do czynienia z tworzeniem harmonogramów i nie masz doświadczenia w tej dziedzinie, najlepiej zrobisz, wybierając najbardziej popularny sposób, zwany diagramem Gantta. Jego zastosowanie znacznie ułatwia koordynowanie projektem, ponieważ pozwala on na precyzyjne rozplanowanie zadań w czasie, a ponadto ma kilka istotnych zalet:

  • sprawia, że plan prac jest przejrzysty i czytelny dla wszystkich;
  • zawiera jasne instrukcje, którymi mogą się kierować osoby zaangażowane w dane przedsięwzięcie;
  • pozwala na klarowne wydzielenie etapów prac, dzięki czemu można je wykonywać w odpowiedniej kolejności;
  • umożliwia kontrolowanie czasu zakończenia poszczególnych zadań, co pomaga zapobiegać ewentualnym opóźnieniom;
  • ułatwia wyznaczenie ścieżki krytycznej projektu.

Teoretycznie stworzenie takiego harmonogramu mogłoby odbyć się przy pomocy zwykłego arkusza kalkulacyjnego. W praktyce jednak, mając na względzie stopień skomplikowania przedsięwzięcia, odpowiedzialność, jaka wiąże się z jego realizacją oraz liczbę zmiennych, jakie należy wziąć pod uwagę, lepiej będzie posłużyć się bardziej specjalistycznym oprogramowaniem, które zapewni Ci odpowiednie wsparcie.

Krok 2 – zgromadź potrzebne informacje

Zarówno diagram Gantta, jak i pozostałe metody harmonogramowania, wymagają zebrania pewnych danych. Dopiero na ich podstawie będziesz mógł wytyczyć cele projektu i stworzyć jasny plan działania. Do informacji, jakie będą Ci niezbędne, należą:

  • lista zadań – co ważne, powinny znaleźć się na niej nie tylko najistotniejsze elementy, z jakich składa się projekt, ale też mniejsze, z pozoru banalne czynności;
  • spis osób odpowiedzialnych za realizację całego przedsięwzięcia – wyszczególnienie wszystkich współpracowników oraz przypisanie im konkretnych ról do spełnienia pozwoli Ci na lepsze rozplanowanie zadań, oraz umożliwi dokładne przemyślenie ich struktury;
  • zasoby, jakimi dysponujesz – skuteczne zarządzanie projektem musi uwzględniać realne możliwości Twojej firmy, w tym również stan jej finansów. Dopiero odpowiednie rozłożenie rezerw sił i środków będzie stanowić gwarancję powodzenia całego przedsięwzięcia.

Krok 3 – podział na etapy

Dobry i przemyślany harmonogram prac jest pewnego rodzaju kalendarzem. W oparciu o niego będziesz mógł łatwo kontrolować postępy zadań, a przede wszystkim sprawisz, że będą one wykonywane we właściwej kolejności. Pozwoli Ci to uniknąć kosztownych przestojów oraz umożliwi optymalne wykorzystanie czasu, jakim dysponujesz.

Sprawny program do koordynacji projektami pomoże Ci w tym zadaniu, a ponadto pozwoli na przejrzyste zobrazowanie relacji pomiędzy poszczególnymi etapami prac. Niektóre z nich mogą przecież być realizowane niezależnie od siebie, a zatem możliwe jest przeprowadzanie ich w tym samym czasie, o ile oczywiście zasoby ludzkie na to pozwalają.

Istnieją jednak takie zadania, do których prawidłowego wykonania niezbędne jest zamknięcie wcześniejszych etapów. W ich przypadku należy bezwzględnie trzymać się zasady, iż rozpoczęcie kolejnego obszaru działania możliwe jest dopiero po definitywnym zakończeniu poprzedniego. Tylko postępując w ten sposób, zyskasz pewność, że nic nie umknęło Twojej uwadze.

Specjaliści sugerują też, by każdy etap realizacji przedsięwzięcia nosił swoją nazwę. Tego rodzaju system doskonale porządkuje działania, a ponadto stanowi jasną wskazówkę co do ich koordynacji. Jest to bardzo ważne nie tylko dla osób zarządzających projektem, ale też dla wszystkich pracowników zaangażowanych w jego codzienną realizację.

Krok 4 – wyznacz horyzont czasowy

Dobry harmonogram prac nie może obejść się bez określenia precyzyjnych terminów, w jakich mają być wykonane poszczególne ich etapy. Pragnąc skutecznie koordynować realizacją przedsięwzięcia, musisz przyjąć pewne ramy czasowe, w jakich powinny się zamknąć wszystkie związane z nim działania.

Pamiętaj przy tym, że plan powinien być nie tyle ambitny, ile realny – przyjęcie zbyt optymistycznej wersji może łatwo doprowadzić do niepowodzenia. Warto też być przygotowanym na różne nieprzewidziane okoliczności, jakie mogą nastąpić w czasie prac nad projektem – najlepiej jest trzymać się zasady, by zawsze przewidywać nieco więcej czasu na każdy z etapów, niż Ci się wydaje, że będzie potrzeba. Dzięki temu, nawet jeśli nastąpią jakieś trudności lub zdarzenia losowe, unikniesz nerwowego pośpiechu, który niemal każdorazowo prowadzi do powstania niedokładności i błędów.

Podsumowanie

Jak widzisz, przygotowanie dobrego harmonogramu projektu wymaga uwzględnienia szeregu różnych elementów. Jest to bardzo odpowiedzialne zadanie, ponieważ koordynacja wszystkich działań, jakie wchodzą w skład danego przedsięwzięcia, będzie się odbywała właśnie w oparciu o założony plan.

Wszelkie błędy i niedociągnięcia mogą się okazać brzemienne w skutkach i bardzo kosztowne, a w skrajnym przypadku – doprowadzą do całkowitego niepowodzenia. Dlatego ważne jest, by podczas tworzenia takiego planu oprzeć się nie tylko o własne przeczucia czy doświadczenia z poprzednich projektów, ale przede wszystkim o sprawdzone, nowoczesne systemy zarządzania. Odpowiednio dopasowany do profilu i specyfiki Twojej firmy program znacznie ułatwi Ci harmonogramowanie, a zarazem da Ci pewność, że żaden z elementów planu nie umknął Twojej uwadze. Dzięki niemu będziesz też mógł czuwać nad realizacją poszczególnych etapów i na bieżąco monitorować postęp prac.

Jeśli nawet podczas wykonywania projektu zajdą jakieś nieprzewidziane okoliczności lub wystąpią opóźnienia, będziesz miał szansę wprowadzić pewne modyfikacje do pierwotnych założeń, co pozwoli uniknąć większych strat.

Na rynku istnieje szereg aplikacji do zarządzania, więc możesz mieć pewien problem z wytypowaniem takiej, która będzie najodpowiedniejsza dla Twojej firmy. Jest to zupełnie zrozumiałe, dlatego nie wahaj się i skontaktuj się z nami. Z chęcią pomożemy Ci dokonać najlepszego wyboru, który stanie się podstawą Twoich przyszłych sukcesów w biznesie.