Jak zarządzać kosztami projektu?

dodano: 4 maja 2020

Budżetowanie projektów - optymalizacja kosztów zarządzania

Pośród wielu wyzwań, z jakimi muszą mierzyć się managerowie firm, największym jest kwestia zarządzania kosztami projektu. Jest to dość złożony temat, tym bardziej że zachodzi tu mnóstwo zmiennych, których oszacowanie bywa niezmiernie trudne. Mimo to pragnąc zrealizować zadanie, musisz poczynić pewne założenia co do finansów, a następnie skutecznie je kontrolować. Jest zatem oczywiste, że do wykonania tej pracy nie wystarczą Ci jedynie kartka, ołówek i dobra pamięć. Niezbędne będzie dobre oprogramowanie do zarządzania projektami. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj koniecznie nasz krótki poradnik!

Jak prawidłowo oszacować koszty?

Trafne prognozowanie wydatków związanych z projektami to podstawowy warunek skutecznego zarządzania finansami firmy. Trudność polega na tym, że należy tu wziąć pod uwagę wszelkie możliwe szczegóły, a następnie… i tak być przygotowanym na niespodzianki. Pamiętaj, że nawet najbardziej rzetelne szacunki, jakie wykonałeś, to nadal tylko założenia – rzeczywistość może je boleśnie zweryfikować.

Światowej sławy specjaliści od optymalizacji budżetu podkreślają, iż kurczowe trzymanie się własnych przewidywań co do kosztów paradoksalnie najczęściej prowadzi do ich przekraczania. To tak, jak z prognozą pogody: warto mieć ją na uwadze, ale też być przygotowanym na nieprzewidziane okoliczności.

W każdym razie musisz jednak przyjąć jakieś kwoty i możesz to uczynić za pomocą trzech metod. Ich charakterystykę znajdziesz poniżej:

  • prognoza rzędu wielkości – jest ona najmniej dokładna, ponieważ błąd może wynieść aż 50 proc. założonej kwoty. Pocieszające jest, iż odchylenie może zachodzić w obie strony, wiec ostateczny koszt realizacji projektu może być o połowę większy lub mniejszy od przewidywanego. Zastanawiasz się pewnie, czy w ogóle warto stosować tę metodę? W praktyce jest ona używana do bardzo wczesnych analiz – takich, w których wystarczy Ci informacja, czy mowa o kwocie 10 tysięcy, czy może 100 tysięcy. Innymi słowy, na jej podstawie możesz określić, czy w ogóle warto rozpoczynać projekt;
  • prognoza budżetowa – jest znacznie dokładniejsza. Wynika to z faktu, iż na etapie jej tworzenia znasz już więcej szczegółów: wiesz, jakie są terminy, jakich zasobów będziesz potrzebować itp. Dzięki tym danym jesteś w stanie oszacować koszty przedsięwzięcia z dokładnością rzędu +10 do -25 proc.;
  • prognoza definitywna – ten typ ma najwięcej wspólnego z rzeczywistością. Taką analizę wykonuje się już w trakcie realizacji projektu, a dopuszczalna granica błędu wynosi od +5 do -10 proc.

Rzecz jasna, wszystkie powyższe przewidywania wymagają sporej wiedzy i spojrzenia na zadania w sposób kompleksowy. Wykonanie całej tej pracy z użyciem zwykłego arkusza kalkulacyjnego jest proszeniem się o kłopoty. Jeśli chcesz mieć pewność, że podczas prognozowania uwzględniłeś wszystkie zmienne, a Twoje szacunki są tak dokładne, jak to możliwe, powinieneś posłużyć się bardziej zaawansowanym narzędziem. Odpowiednio dobrane oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże Ci w optymalizacji kosztów i sprawi, że oszczędzisz sobie zbędnych pomyłek i związanych z nimi frustracji.

Kolejne kroki

Kiedy etap prognozowania masz już za sobą, możesz przejść do następnej fazy, jaką jest budżetowanie projektu. Co kryje się pod tą nazwą? Najprościej mówiąc, jest to uszczegółowienie Twoich przewidywań. Aby wykonać to zadanie, będziesz musiał przyjrzeć się poszczególnym działaniom i oszacować koszty z nimi związane. Pewnym wyzwaniem może być fakt, iż niektóre prace będą stosunkowo krótkie i proste do wycenienia, a inne — długotrwałe i rozłożone na wiele mniejszych elementów.

O ile pierwsza opcja nie powinna nastręczać Ci większych trudności, o tyle większe pakiety zadań mogą być już sporym wyzwaniem. W ich przypadku najlepiej jest przyjąć zasadę, żeby mnożyć jednostkowe koszty przez czas ich trwania. Innymi słowy, bierzesz pod uwagę takie wytyczne, jak cena najmu maszyn lub „dniówka” pracowników i multiplikujesz to przez ilość czasu, jaka jest potrzebna do wykonania zadania. Rzecz jasna, im bardziej złożony projekt, tym więcej czynników musisz uwzględnić, dlatego bardzo ważne jest, by posłużyć się aplikacją odpowiadającą charakterowi i stopniu skomplikowania prac.

Pamiętaj też, że nawet najbardziej rzetelne szacunki i obliczenia nie spełnią swojej funkcji, jeśli nie będziesz czuwał nad realizacją zadań na bieżąco. Monitorowanie kosztów wydaje się żmudnym zadaniem, ale jest kluczowe dla powodzenia całego projektu, a w dłuższej perspektywie czasu — dla istnienia Twojej firmy. Pragnąc mieć pełną kontrolę, będziesz potrzebować dwóch rzeczy:

  • systematycznych raportów o stanie finansów – rzecz jasna, pojęcie „systematyczny” jest bardzo ogólne, dlatego musisz już na początku przyjąć pewne założenia co do ich częstotliwości. Zbyt duża przysporzy Ci wiele pracy, a za mała sprawi, że pewne rzeczy umkną Twojej uwadze. Jeśli nie masz doświadczenia w tej dziedzinie, na początek przyjmij zasadę, że będziesz kontrolować koszty w odstępach tygodniowych;
  • rzetelnej analizy danych uzyskanych z raportów – wiedza, jaką one niosą, musi być porównywana z prognozami, które wcześniej stworzyłeś. Dzięki temu będziesz mógł na bieżąco monitorować, które z Twoich szacunków się sprawdziły, a które nie, i wyciągać z tego wnioski. Taka dokumentacja nie tylko pozwoli Ci kontrolować stan wydatków, ale też znacząco usprawni zarządzanie przyszłymi projektami.

Tolerancja błędów

W tym momencie warto zadać sobie pytanie o granice tolerancji błędów w Twoich szacunkach. Jak już wiesz, wszystkie typy prognoz zakładają pewne odchylenia od wartości rzeczywistych, co oznacza, że przekroczenie założonego budżetu nie jest niczym niezwykłym. O jak dużych wartościach jednak mowa?

Specjaliści od zarządzania projektami twierdzą, że ostateczne koszty nie powinny przewyższyć pierwotnych założeń o więcej, niż 10 proc. Jeśli będziesz monitorować stan wydatków na bieżąco, będziesz mógł łatwo wychwycić punkty, które wpłynęły na powstanie tej rozbieżności. Co więcej, może się okazać, że pewne zadania przekroczą Twoje szacunki w znacznie większym stopniu, np. o kilkadziesiąt procent. W takiej sytuacji powinieneś przyjrzeć im się bliżej – być może uda Ci się dociec przyczyny takiego stanu rzeczy i zniwelować ją, zanim cały projekt przewyższy założony budżet. Oczywiście nie zawsze będzie to możliwe, ponieważ różnica może wynikać z nieprzewidzianych i niezależnych od Ciebie okoliczności. Możesz jednak wysnuć z tej lekcji wnioski na przyszłość i uwzględnić je podczas planowania kolejnych przedsięwzięć.

Pamiętaj też, iż dobrą praktyką jest zabezpieczenie sobie pewnych rezerw gotówki, które można w takiej sytuacji uruchomić bez rujnowania finansów firmy. Jeśli tylko masz taką możliwość, postaraj się o zapewnienie sobie tego rodzaju buforu.

Podsumowanie

Jak widzisz, optymalizacja i szacowanie kosztów są bardzo trudnymi i złożonymi zadaniami. Mimo to należy je wykonywać każdorazowo przed przystąpieniem do nowego projektu. Bez oszacowania budżetu nie będziesz przecież wiedział, jaki będzie bilans zysków i strat danego przedsięwzięcia, a co za tym idzie — jak rozłożyć zasoby, określić terminy i czy w ogóle warto brać w nim udział.

Zarządzanie projektami wymaga więc nie tylko zaangażowania i dokładności z Twojej strony, ale też ogromnej wiedzy i wysoko rozwiniętych zdolności analitycznych. Być może masz te wszystkie cechy, jednak pamiętaj, że same dobre chęci nie wystarczą, a wszelkie błędy mogą się okazać niezwykle kosztowne i brzemienne w skutkach. Zamiast ryzykować pomyłkę, możesz zoptymalizować swoje działania za pomocą przemyślanego systemu, który usprawni cały proces i da Ci pewność, że żaden element przedsięwzięcia nie umknął Twojej uwadze.

Jeśli poszukujesz oprogramowania, które wesprze Cię w pracy, ułatwi Ci wykonanie tego rodzaju analiz i będzie monitorować postępy zadań na bieżąco – skontaktuj się z nami. Na podstawie naszej wiedzy i doświadczenia, chętnie pomożemy Ci dobrać najbardziej odpowiedni program – taki, który będzie idealnie dopasowany do specyfiki oraz profilu działania Twojej firmy. Dzięki niemu będziesz mógł skutecznie zarządzać projektami, niezależnie od stopnia ich zaawansowania.