Jaki program do zarządzania projektami?

dodano: 4 maja 2020

Najlepszy program do zarządzania projektami - jaki wybrać?

Nadzór nad dużymi projektami to nie lada wyzwanie. Wymaga ono skoordynowania pracy wielu osób, ustalenia kolejności działań, dogrania terminów i monitorowania sytuacji na bieżąco. Tak zwane pójście na żywioł nie jest w tym przypadku odpowiednią strategią, ponieważ nawet błaha usterka czy niedoróbka mogą sprawić, że wspólny wysiłek zespołu pójdzie na marne. Jeżeli pragniesz mieć kontrolę nad przebiegiem prac, będziesz potrzebował odpowiedniego narzędzia do zarządzania. Na rynku istnieje szereg programów tego typu, dlatego wybór wcale nie jest prosty, tym bardziej że od konsekwencji tej decyzji zależeć będzie sukces Twój i Twojej firmy. Jeśli zastanawiasz się, jakie możliwości masz do dyspozycji i na co powinieneś zwrócić największą uwagę – zapraszamy do lektury!

Planowanie to podstawa

Zanim wybierzesz oprogramowanie do zarządzania projektami, zastanów się, czego tak naprawdę będziesz potrzebować. Każde zadanie wymaga dokładnego rozłożenia sił, środków oraz zasobów ludzkich. Innymi słowy, przede wszystkim niezbędny Ci będzie skuteczny plan działania. Dobra aplikacja do prowadzenia projektów powinna aktywnie wspierać Cię w ich tworzeniu, a także w czuwaniu nad ich realizacją. Będzie doskonale, jeśli umożliwi Ci ona nie tylko spojrzenie na całokształt przedsięwzięcia, ale też pozwoli na szczegółowe określenie celów oraz na wizualne przedstawienie ich wzajemnych zależności. Dzięki temu będziesz mógł odpowiednio rozłożyć zadania w czasie, a na podstawie tak stworzonego harmonogramu — monitorować ich przebieg oraz kontrolować osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy. Narzędzie do zarządzania projektami powinno więc ułatwić Ci wykonanie następujących kroków:

  • opracowanie szczegółowego zestawienia zadań;
  • rozdysponowanie pracy pomiędzy uczestników przedsięwzięcia, czyli precyzyjne określenie, kto jest odpowiedzialny za dany element całości;
  • oszacowanie czasu niezbędnego do realizacji projektu, a następnie wyznaczenie terminów, w jakich powinny zostać zakończone poszczególne fragmenty;
  • sprecyzowanie wzajemnych powiązań i zależności pomiędzy różnymi etapami – dzięki temu możliwe będzie również wskazanie kluczowych zadań, których ukończenie jest konieczne do wykonania następnych.

Jak widzisz, oprogramowanie do zarządzania projektami musi funkcjonować niejako na dwóch płaszczyznach. Z jednej strony powinno ono pozwolić spojrzeć na działania w sposób kompleksowy, a z drugiej — ukazać szczegółowy rozkład zadań i wskazać Ci najbardziej newralgiczne punkty, wymagające szczególnej uwagi, terminowości i nakładu pracy. Nie oznacza to jednak, że koniecznie musisz inwestować w najdroższy i najbardziej skomplikowany system do zarządzania, jaki znajdziesz na rynku. Co więcej, może się okazać, że paradoksalnie, takie narzędzie, zamiast ułatwić Ci czuwanie nad realizacją projektu, wprowadzi jedynie niepotrzebny zamęt i przysporzy Ci dodatkowej pracy.

Siła prostoty czy zaawansowane funkcje?

Każda firma ma własną specyfikę, przez co wymaga ona nieco innego podejścia do kwestii zarządzania. Twórcy oprogramowania mają tego świadomość, dlatego oferują swoim klientom aplikacje o bardzo różnych stopniach zaawansowania. Niekiedy szczegółowe ujęcie sprawy jest niezbędne, bo zadania, z których składa się projekt, są tak skomplikowane, a temat tak złożony, że proste narzędzia zupełnie się tu nie sprawdzą.

Kiedy indziej jednak w zupełności wystarczyłyby możliwości, jakie stwarza najzwyklejszy arkusz kalkulacyjny, a ujęcie ich w nowoczesnej i bardziej przejrzystej formie jest jedynie ułatwieniem dla managera. Która z tych opcji sprawdzi się w Twojej firmie? Czy lepiej będzie postawić na jakąś prostą aplikację, czy może warto pokusić się o trochę bardziej skomplikowane oprogramowanie do zarządzania projektem?

Odpowiedź na to pytanie może z pozoru wydawać się niezwykle trudna. Skąd masz wiedzieć, jakie rozwiązanie sprawdzi się lepiej, nie wypróbowując wcześniej żadnego z nich? W rzeczywistości jednak sprawa jest bardzo prosta, a kluczem do sukcesu jest tu tak zwany czynnik ludzki. Innymi słowy, najlepiej zrobisz, dopasowując poziom zaawansowania aplikacji do możliwości i specyfiki Twojego zespołu.

Pamiętaj, że wdrożenie nowego systemu i nauczenie pracowników posługiwania się nim zajmie trochę czasu. Im więcej funkcji oferuje dany program, tym skuteczniej będzie działał — pod warunkiem jednak, że wszystkie osoby zaangażowane w projekt będą umieć poruszać się w jego przestrzeni. Z kolei aplikacje do zarządzania, które są prostsze w obsłudze, a przez to łatwiejsze do opanowania nawet dla najmniej zaawansowanych technicznie członków grupy, oferują też znacznie słabsze możliwości. Wybór odpowiedniego systemu jest więc kwestią indywidualną. Dokonując go, powinieneś kierować się rzeczywistym obrazem Twoich współpracowników, a nie pobocznymi kwestiami.

Ważne sprawy, czyli kalendarze i kontakty

Dane odnoszące się do obydwu tych stref powinny być współdzielone przez wszystkie osoby, które biorą udział w realizacji projektu. Takie rozwiązanie znacznie upraszcza komunikację i eliminuje zbędny szum informacyjny, związany z niekończącą się wymianą maili pomiędzy współpracownikami. Wszystko to usprawnia ich pracę, a przez to wpływa pozytywnie na realizację wyznaczonych zadań oraz terminowość.

Wspólny kalendarz i lista kontaktów mogą być świetnym narzędziem, jednak zachodzi tu pewien warunek: każdy, kto korzysta z tych danych, powinien na bieżąco je uzupełniać. W praktyce bywa to trudne do osiągnięcia, nawet pomimo pierwotnych deklaracji współpracowników, gdyż niekiedy są oni zbytnio skupieni na innych zadaniach. Dlatego dobre systemy do zarządzania projektami oferują nie tylko dostęp do wspólnego terminarza, ale też pozwalają na zintegrowanie go z innymi popularnymi programami. Sprzężenie z takimi aplikacjami jak Outlook czy Google Calendar w większości przypadków rozwiązuje sprawę. Dzięki temu pewne dane mogą być uzupełniane automatycznie, bez względu na to, czy osoba, której bezpośrednio dotyczą, pamięta o regularnym zaglądaniu do systemu.

Wspólny projekt — wspólne dokumenty

Bardzo często zdarza się, że podczas realizacji wyznaczonych zadań różne osoby muszą opierać się na tych samych plikach i danych. Dobry program do zarządzania powinien zapewniać miejsce, które będzie dostępne dla wszystkich uczestników projektu i w którym będą oni mogli przechowywać związane z nim dokumenty. Ma to ogromne znaczenie zwłaszcza dla współpracowników, którzy z różnych przyczyn nie mogą spotykać się regularnie i mają przez to utrudnioną wymianę informacji.

Stworzenie takiej wirtualnej przestrzeni znacznie podnosi efektywność pracy zespołu. Alternatywne rozwiązanie, polegające na wymianie maili z załącznikami, wprowadza jedynie zbędny chaos informacyjny. Oprogramowanie zapewniające możliwość współdzielenia dokumentów jest w tym przypadku ogromnym usprawnieniem, a zarazem może stanowić pewnego rodzaju narzędzie kontroli nad pracownikami, bo pozwala na sprawdzenie, kto i kiedy edytował dany plik.

Pamiętaj, że niektóre aplikacje umożliwiają nie tylko współdzielenie dokumentów, prezentacji i arkuszy kalkulacyjnych, ale też stwarzają możliwość ich równoczesnej i asynchronicznej edycji. I znów — nim podejmiesz decyzję o zainwestowaniu w konkretny program do zarządzania projektem, zastanów się, czy i jak często taka funkcja będzie niezbędna Twojemu zespołowi.

Monitorowanie czasu realizacji

Praca nad wspólnym projektem wymaga odpowiedniego rozdysponowania zadań, a także wytyczenia terminów ich realizacji. Dzięki narzędziom do zarządzania możesz kontrolować, jak wiele czasu każdy z członków zespołu poświęca na wykonywanie powierzonych mu prac oraz jak daleko jest jeszcze do osiągnięcia celu. Bez odpowiedniej aplikacji umożliwiającej sprawdzanie postępów, zebranie takich danych może być niezmiernie trudne, tym bardziej że niekiedy zdarza się, iż realia danego planu mocno odbiegają od tego, co przyjąłeś jako punkt wyjściowy. Program do zarządzania projektem nie tylko pozwala na monitorowanie sytuacji na bieżąco, ale też stwarza Ci szansę na optymalne rozłożenie pracy, a jeśli zajdzie taka potrzeba — na zmianę pierwotnych założeń co do jej podziału.

Wyznaczenie jasnych ram czasowych jest też niezwykle korzystne dla pracowników. Dzięki nim mogą oni lepiej rozplanować swoje działania i uniknąć zbędnych przestojów lub ewentualnych opóźnień podczas ich realizacji.

Podsumowanie

Jak widzisz, odpowiedź na pytanie, jaki program do zarządzania projektem będzie najlepszy dla Ciebie i Twojej firmy, wcale nie jest taka prosta. Wiele zależy tu od szczegółów przedsięwzięcia oraz od stopnia jego skomplikowania. Pamiętaj, że oprogramowanie powinno być niejako „szyte na miarę” – musi nie tylko spełniać określone zadania, ale też korespondować z charakterystyką Twojej firmy oraz jej pracowników. Właściwie dobrana aplikacja przyniesie Ci wymierne korzyści, a czas poświęcony na jej wybór i wdrożenie możesz potraktować, jako inwestycję w Twój sukces.

Przy zakupie powinieneś też rozważyć dwie istotne kwestie:

  • czy bardziej odpowiedni będzie jeden rozbudowany program, który pozwoli Ci na zarządzanie całością projektu w sposób kompleksowy, czy może lepiej sprawdzi się precyzyjne narzędzie, dzięki któremu poprawisz wydajność firmy jedynie w kluczowych dla Ciebie obszarach;
  • co jest Twoim priorytetem: czy współpraca wewnątrz danej grupy, czy możliwość kontrolowania projektu lub przejęcia go przez osobę z zewnątrz? Innymi słowy, czy oprogramowanie ma usprawnić wzajemną komunikację ludzi zaangażowanych w dane przedsięwzięcie, czy sprawić, że będzie ono realizowane w sposób klarowny dla kogoś spoza zespołu?

Dylematów do rozstrzygnięcia jest więc całkiem sporo. Jeśli nie masz w tej dziedzinie dużego doświadczenia, wybór może być jeszcze trudniejszy. Na szczęście, nie musisz podejmować go samodzielnie – skonsultuj się z nami i oprzyj się na rzetelnych wskazówkach oraz doświadczeniu. Pamiętaj, że nie ma jednego, idealnego systemu do zarządzania – ale z całą pewnością istnieje program najlepszy dla Ciebie.