Korzyści z zarządzania projektami

dodano: 4 maja 2020

Kwestia umiejętnego zarządzania to niezwykle złożone zagadnienie. Pozostaje ono w ścisłej korelacji z aktualnymi wymaganiami rynku, a także ze specyfiką produktów, globalizacją oraz z szeregiem innych zmiennych, na które Ty, jako manager firmy, masz raczej ograniczony wpływ.

Jest więc jak najbardziej zasadne, byś pragnąc sprostać zadaniom, jakie przed Tobą stoją, wsparł się odpowiednim oprogramowaniem do zarządzania projektami. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie korzyści możesz odnieść dzięki niemu i ile może zyskać Twoja firma, jeżeli zdecydujesz się zainwestować w nowoczesne, skuteczne narzędzia do zarządzania – zapraszamy do lektury!

Dynamika współczesnego rynku

Jak zapewne wiesz, jednym z najważniejszych czynników, jakie mają wpływ na rozwój gospodarki, jest postęp technologiczny. Dzięki niemu wciąż powstają nowe produkty, które w połączeniu z rosnącym popytem, w znacznej mierze determinują charakter lokalnego oraz globalnego rynku. Innymi słowy, współcześni konsumenci przyzwyczaili się do pojawiających się co chwilę nowości i dlatego stale ich oczekują – a producenci starają się tym wymaganiom sprostać.

Wszystko to sprawia, że zarówno małe firmy, jak i wielkie korporacje coraz częściej opierają swoją przewagę właśnie na możliwości wprowadzania innowacyjnych wyrobów, którymi konkurencja jeszcze nie dysponuje. Taka strategia jest skuteczna, ale jednocześnie dość kosztowna: wymusza ona ogromne tempo zmian i sprawia, że większość przedsiębiorstw musi reagować na bieżąco na dynamikę swojej branży oraz na działania innych firm.

W takiej sytuacji tradycyjne modele organizacji zupełnie się nie sprawdzają, dlatego coraz częściej przechodzi się na nowszy system, oparty o zarządzanie projektami. Aby jednak taka forma okazała się skuteczna, niezbędne jest odpowiednie oprogramowanie – takie, które umożliwi rozplanowanie prac poszczególnych zespołów oraz pozwoli na gromadzenie i analizowanie danych w czasie rzeczywistym. Bez wymiernego wsparcia w postaci aplikacji do zarządzania, prowadzenie nowoczesnej firmy jest dzisiaj właściwie niemożliwe.

Co musisz wiedzieć o zarządzaniu projektami?

Będąc człowiekiem czynnym zawodowo, masz zapewne sporą wiedzę na ten temat. Na potrzeby naszego artykułu spróbujmy jednak uściślić pewne informacje – jest to niezbędne, by zrozumieć, dlaczego ta forma organizacji firmy znacząco różni się od tradycyjnych modeli. Na początek sprecyzujmy, czym właściwie jest projekt. Pod tym pojęciem rozumiemy wykonywany jednorazowo, unikalny zbiór zadań, który ma następujące cechy:

  • ściśle wytyczony horyzont czasowy,
  • sprecyzowane cele i zadania do wykonania,
  • zespół pracowników, którzy je zrealizują,
  • określony budżet.

Każdy z tych elementów jest równie istotny, a zaniedbania w obrębie któregokolwiek z nich będą rzutowały na pozostałe. Pragnąc skutecznie i terminowo zrealizować projekt, staniesz więc przed koniecznością zarządzania wszystkimi powyższymi aspektami. Abyś mógł sprostać temu zadaniu, będziesz potrzebował sprawnego narzędzia do zarządzania projektami, które pozwoli Ci śledzić postęp prac na bieżąco.

Pojawia się zatem kwestia dopasowania programu do wymagań danego przedsięwzięcia oraz do specyfiki Twojej firmy – co oczywiste, im bardziej ambitny i złożony jest dany projekt, tym bardziej zaawansowanej aplikacji będzie wymagać. W przypadku prostych zadań, do sprawowania nadzoru wystarczą Ci możliwości, jakie oferuje zwykły arkusz kalkulacyjny. Wraz ze wzrostem zaangażowania zasobów ludzkich i finansowych kwestia zarządzania nabiera jednak coraz większego znaczenia – a konieczność posiadania oprogramowania staje się właściwie bezdyskusyjna.

Warto w tym miejscu przypomnieć, że projekty można podzielić na cztery podstawowe typy, a mianowicie:

  • indywidualne – zwykle mają krótki horyzont czasowy, a wykonywane są przez jednego lub kilku pracowników;
  • kadrowe – w ten rodzaj przedsięwzięć zaangażowane są osoby z określonej jednostki organizacyjnej lub działu, a czas realizacji może być nieco dłuższy;
  • specjalne – tego typu projekty wymagają współpracy pomiędzy dwoma lub więcej zespołami, ponieważ do ich realizacji konieczna jest wiedza i umiejętności pracowników o różnych specjalizacjach;
  • macierzowe – są one najbardziej skomplikowane i angażują fachowców z wielu różnych działów w obrębie danej firmy. Zwykle mają też najdłuższy czas realizacji.

Oczywiście, w tym samym czasie jedno przedsiębiorstwo może prowadzić kilka różnych projektów, zaliczających się do wszystkich z wymienionych wyżej kategorii. Skuteczne zarządzanie będzie zatem polegać nie tylko na kontroli stopnia realizacji każdego z nich, ale też na właściwym wykorzystaniu czasu, środków finansowych oraz zasobów ludzkich. Jeśli jako manager sprostasz temu zadaniu, sprawisz, że Twoja firma będzie mogła zoptymalizować swoją działalność, uzyskując znacznie większe przychody oraz unikając zbędnych przestojów.

Koordynacja działań a czas

W świetle powyższych faktów należy uznać, że zarządzanie projektami polega przede wszystkim na podejmowaniu właściwych decyzji w oparciu o rzetelne, prowadzone na bieżąco analizy. Na ich podstawie powinieneś dążyć do jak najlepszego wykorzystania zasobów, poprzez usprawnienie organizacji pracy firmy zarówno w tzw. strukturach poziomych, jak i pionowych.

W teorii sprawa jest więc bardzo prosta. Praktyka potrafi jednak boleśnie zweryfikować pierwotne założenia. Nieprzewidziane okoliczności, wypadki losowe, czy trudności w wykonaniu konkretnych zadań (nawet stosunkowo mało istotnych) mogą przecież sprawić, że realizacja poszczególnych projektów ulegnie zaburzeniu, a niekiedy może wręcz zostać trwale zahamowana, generując niepotrzebne straty.

Dlatego niezmiernie ważna jest nie tylko odgórna decyzja co do podziału przedsięwzięcia na mniejsze zadania, ale też informacja zwrotna, czyli monitorowanie postępów prac na bieżąco i ewentualne modyfikowanie pierwotnych założeń. Taki model zarządzania pozwoli Ci na elastyczne dostosowanie sposobu funkcjonowania zespołów czy pojedynczych pracowników do zaistniałej sytuacji, bez destabilizowania działalności całej firmy. Współpraca i właściwa komunikacja w obrębie struktur poziomych umożliwi Ci wychwytywanie źródeł ewentualnych problemów, zanim doprowadzą one do większych przestojów, a co za tym idzie – do strat finansowych.

Kluczowym elementem w procesie decyzyjnym jest także czas. Pragnąc skutecznie czuwać nad realizacją danego przedsięwzięcia, musisz przecież skoordynować działalność wielu osób. Jeśli specyfika ich pracy jest zupełnie odmienna, będzie to bardzo trudne zadanie, dlatego tak istotne jest wsparcie, jakie zapewnią Ci odpowiednio dobrane aplikacje do zarządzania projektami.

Chcąc jak najlepiej wykonać swoje zadania, powinieneś też pamiętać o trzech kluczowych parametrach, jakie determinują sukces w biznesie. Są to:

  • jakość,
  • koszty,
  • czas.

Dopiero odpowiednie skalkulowanie tych elementów będzie decydowało o Twojej skuteczności. Jeśli potrafisz zarządzać nimi w taki sposób, że realizowany przez Twoją firmę projekt zostanie wykonany w założonym wcześniej terminie, bez przekraczania budżetu i na pożądanym poziomie jakościowym, będziesz mógł mówić o sukcesie.

Jakie są korzyści z zarządzania projektami?

Sprawne i efektywne zrealizowanie danego przedsięwzięcia z całą pewnością doda Ci skrzydeł – jest też bardzo prawdopodobne, że zadowolone z Twojej pracy szefostwo wyrazi swoje uznanie za pomocą stosownej gratyfikacji.

W rzeczywistości jednak umiejętność sprawnego zarządzania projektami przyniesie Tobie, a także Twojej firmie, znacznie więcej korzyści na przyszłość. Dzięki niej będziesz miał możliwość:

  • precyzyjnego określenia granic odpowiedzialności pracowników za wykonywane przez nich czynności. Pozwoli Ci to uniknąć bezproduktywnych sporów i znacznie poprawi atmosferę w przedsiębiorstwie. Osoby, które dokładnie wiedzą, czego od nich oczekujesz, będą działać sprawniej i z większą pewnością siebie, a Ty nie będziesz musiał sprawować nad nimi ciągłej kontroli;
  • spokojnego i racjonalnego rozplanowania zadań w czasie, zgodnie z wymogami danego projektu oraz możliwościami Twoich współpracowników. Podzielenie pracy na etapy znacznie usprawni realizację przedsięwzięcia, a także pomoże Ci monitorować postęp działań w ramach określonych zadań;
  • optymalizowania działalności poszczególnych działów i dostosowywania jej do bieżących warunków. Możliwość wprowadzania korekt w czasie rzeczywistym przyspieszy realizację przedsięwzięcia oraz umożliwi Ci lepsze rozdysponowanie sił i środków.

Podsumowanie

Metody zarządzania współczesną firmą znacząco różnią się od sposobów, jakie można było stosować jeszcze kilka czy kilkanaście lat temu. Dzisiaj, zamiast na zaplanowanym, długoterminowym rozwoju, należy skupić się raczej na bieżących projektach, z całą ich dynamiką i nieprzewidywalnością. To, czy uznasz taki stan rzeczy za zjawisko pozytywne, czy negatywne, ma drugorzędne znaczenie. Wynikł on bowiem z naturalnej ewolucji rynku, wymuszonej poprzez prawa konkurencji, postęp technologiczny oraz oczekiwania konsumentów. Dlatego ocenianie go w kategoriach indywidualnych upodobań nie ma najmniejszego sensu.

Nie ulega za to wątpliwości, że umiejętne zarządzanie kolejnymi projektami, jakich realizacji podejmie się Twoje przedsiębiorstwo, stanowi podstawę jego powodzenia na rynku. Tak zwane pójście na żywioł i gaszenie kolejnych pożarów może co prawda udać się na krótką metę, ale w dłuższym horyzoncie czasowym będzie oznaczać jedynie proszenie się o kłopoty, a w skrajnym przypadku – nawet całkowitą katastrofę.

Rzecz jasna, efektywne zarządzanie zależy nie tylko od Twojej wiedzy i doświadczenia, ale też od narzędzi, jakimi będziesz się posługiwał. Powinny to być nie tyle „dobre” aplikacje, ile odpowiednio dopasowane do profilu działania Twojej firmy, jej specyfiki oraz indywidualnych potrzeb. Tylko takie oprogramowanie stanowi gwarancję skutecznej realizacji projektów, a co za tym idzie – powodzenia przedsiębiorstwa.

Oczywiście, na rynku istnieje szereg tego rodzaju programów, dlatego wybór odpowiedniego systemu z pewnością nie jest łatwy. Jeśli właśnie jesteś na etapie podejmowania tej decyzji, skontaktuj się z nami. Z chęcią pomożemy Ci przeanalizować dostępne opcje. Taka wiedza, w połączeniu z Twoimi umiejętnościami i znajomością branży, umożliwi Ci odnoszenie dalszych sukcesów poprzez trafne zarządzanie kolejnymi projektami.