Oprogramowanie klasy PPM, takie jak Hadrone PPM, nie jest dla każdej organizacji. W poniższym artykule przytaczamy argumenty, które warto rozważyć, jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem oprogramowania wspierającego zarządzanie projektami, programami i portfelem projektów.

Kiedy nie korzystać z oprogramowania klasy PPM?

Oprogramowanie klasy PPM jest przeznaczone do zarządzania wieloma projektami realizowanymi w tym samym czasie. Wielość projektów jest nawet ważniejsza niż wielkość pojedynczego projektu, w tym wielkość budżetu projektu.

Jeśli więc w Twojej organizacji realizowanych jest kilka projektów, nawet wielomilionowych, to oprogramowanie klasy PPM będzie dla Ciebie nadmiarowe. Wówczas sprawdzą się bardziej narzędzia ukierunkowane na zarządzanie pojedynczym projektem. Takich narzędzi jest bardzo wiele i czasami są nawet darmowe.

Kiedy potrzebuję oprogramowania klasy PPM?

Jeśli Twoja organizacja spełnia poniższe warunki, to najprawdopodobniej potrzebujesz oprogramowania klasy PPM:

  • liczba projektów realizowanych równolegle jest większa niż 20-30,
  • zakres zarządzania projektami i portfelem projektów obejmuje dodatkowe obszary poza harmonogramem projektu i zadaniami.

Rozwiązania klasy PPM sprawdzają się w organizacjach, które zarządzają równolegle większą liczbą projektów. Z naszych obserwacji wynika, że graniczną liczbą projektów uzasadniającą wdrożenie oprogramowania klasy PPM jest około 20-30 projektów realizowanych równolegle. Im większa liczba projektów realizowanych równolegle (niezależnie od ich wielkości), tym większe korzyści dostarczy tego typu oprogramowanie.

Z czego to wynika?

Przy wielu projektach realizowanych równolegle monitorowanie ich postępów oraz odchyleń od przyjętych założeń (terminy, budżety, zasoby, efekty) staje się istotnym zagadnieniem. Korzyści z wykorzystania oprogramowania klasy PPM wynikają z możliwości szybkiego docierania do informacji o postępach projektów, bez konieczności przeglądania każdego projektu indywidualnie – przy większej liczbie projektów byłoby to zbyt pracochłonne.

Nasi klienci, korzystający z Hadrone PPM, najczęściej realizują równolegle od kilkudziesięciu do kilkuset projektów, choć zdarzają się klienci, których portfel projektów liczy nawet 3 000 projektów. Przy takiej skali działalności projektowej oprogramowanie klasy PPM pozwala istotnie redukować pracochłonność obsługi projektów, co przekłada się na szybki zwrot z inwestycji w tego typu systemy.

Jeśli chcesz pogłębić temat obliczania zwrotu z inwestycji w oprogramowanie klasy PPM, to zachęcamy do lektury artykułu „Jak policzyć ROI z wdrożenia Hadrone PPM?”.

Drugim czynnikiem do rozważenia przy decydowaniu się na oprogramowanie klasy PPM jest zakres zarządzania projektami, programami i portfelem projektów. Jeśli Twoja organizacja koncentruje się jedynie na harmonogramach projektów i zarządzaniu zadaniami zespołu projektowego, to oprogramowanie klasy PPM też może być nadmiarowe. Wówczas może wystarczyć prostsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami projektowymi, skupiające się na komunikacji w projekcie, które dodatkowo potrafi zagregować te zadania i pokazać uproszczony portfel (roadmapę) projektów.

Przykładem takiego oprogramowania jest bardzo popularna JIRA – jeśli zastanawiasz się, czy JIRA będzie wystarczająca dla Twojej organizacji, to zachęcamy do lektury artykułu „Czy potrzebuję Hadrone PPM, czy wystarczy mi JIRA z dodatkami?”.

Jeśli jednak zarządzanie projektami, programami i całym portfelem projektów w Twojej organizacji obejmuje także pozostałe obszary, takie jak budżet, zasoby, efekty, decyzje, ryzyka, zagadnienia, zmiany w planie bazowym, raportowanie okresowe etc., to pojawia się uzasadnienie do wykorzystania bardziej zaawansowanego i kompleksowego rozwiązania, jakim jest system klasy PPM. Dzięki temu w jednym miejscu będziesz w stanie zarządzać całym portfelem projektów, bez konieczności wykorzystywania dodatkowych arkuszy kalkulacyjnych czy innych narzędzi biurowych. W efekcie zredukujesz pracochłonność, ograniczysz ryzyko popełnienia błędów oraz problemy z terminowością i wiarygodnością danych o postępach projektów. Więcej pomysłów na identyfikację korzyści wynikających z wdrożenia oprogramowania klasy PPM znajdziesz w naszym artykule „Jak policzyć ROI z wdrożenia Hadrone PPM?”.

Czy sektor ma znaczenie?

W zasadzie nie, z wyjątkami. Z naszego oprogramowania Hadrone PPM korzystają Klienci z bardzo różnych sektorów, do których należą:

  • administracja centralna i samorządowa,
  • bankowość,
  • centra usług wspólnych,
  • energetyka,
  • FMCG,
  • media,
  • przemysł chemiczny,
  • przemysł farmaceutyczny,
  • przemysł meblarski,
  • przemysł motoryzacyjny,
  • przemysł spożywczy,
  • ubezpieczenia,
  • uczelnie wyższe,
  • usługi IT / software house,
  • usługi medyczne.

Pomimo tego, że oprogramowanie Hadrone PPM jest produktem gotowym (pudełkowym), to jak widać bardzo dobrze dopasowuje się do potrzeb firm z bardzo różnych branż.

Czy coś łączy te organizacje? Zdecydowanie tak:

  • zarządzają często zdywersyfikowanymi portfelami projektów (projekty strategiczne, IT, R&D, inwestycyjne, remontowe, organizacyjne, zakupowe) i w jednym narzędziu chcą zapanować nad całym portfelem projektów,
  • realizują projekty głównie dla siebie (lub dla spółek w swoich grupach kapitałowych), a nie dla klientów zewnętrznych (nie są to tzw. professional services),
  • projektami zarządzają u nich osoby o różnej wiedzy i doświadczeniu projektowym (często nie są to profesjonalni kierownicy projektów), więc oczekują narzędzia, które będzie zrozumiałe i łatwe w użyciu, bez konieczności przechodzenia przez rozbudowane szkolenia metodyczne i narzędziowe.

To nie jest przypadek. Świadomie rozwijamy oprogramowanie Hadrone PPM w taki sposób, żeby spełnić potrzeby tego typu organizacji :)

Jeśli oprogramowanie PPM, to które?

Jeśli już wiesz, że potrzebujesz oprogramowania klasy PPM, to warto sprawdzić (najlepiej w formie pilotażu), co oferują poszczególne rozwiązania.

Pozornie różne systemy PPM są do siebie podobne, ale w praktyce często posiadają różne szczegółowe funkcjonalności oraz różną ergonomię, więc warto sprawdzić je „w boju” przed podjęciem decyzji. Wdrożenie oprogramowania klasy PPM jest dużą zmianą nie tylko techniczną, ale przede wszystkim organizacyjną, więc warto się do niego dobrze przygotować. Jeśli jesteś ciekawa/ciekaw, jak może przebiegać pilotaż oprogramowania PPM, to zachęcamy do lektury artykułu „Czy mogę sprawdzić Hadrone PPM przed zakupem (pilotaż)?”.

Tworząc i rozwijając oprogramowanie Hadrone PPM cały czas staramy się połączyć dwie, z pozoru trudne do pogodzenia, potrzeby – szeroki wachlarz funkcjonalności wraz z wysoką ergonomią i łatwością pracy dla użytkowników.

Oprogramowanie Hadrone PPM adresuje kompleksowo potrzeby organizacji w zakresie zarządzania projektami, programami i całym portfelem projektów (także w podziale na podportfele). Jednocześnie poszczególne funkcjonalności są widoczne na interfejsie tylko wtedy, gdy zostały skonfigurowane (więc samo wdrożenie określonych obszarów oprogramowania można rozłożyć w czasie, kiedy organizacja będzie już na nie gotowa). Dodatkowo na poziomie samego projektu możliwe jest włączanie/wyłączanie poszczególnych funkcjonalności, dopasowując się do wielkości i złożoności projektu.

Jeśli Twoja organizacja spełnia warunki dla wykorzystania rozwiązania klasy PPM i chciałabyś/chciałbyś sprawdzić, czy Hadrone PPM jest właściwym rozwiązaniem dla Twojej organizacji, to skontaktuj się z nami: https://hadrone.com/pl/contact/. Możemy przeprowadzić dla Ciebie prezentację możliwości oprogramowania Hadrone PPM z wykorzystaniem przykładowego portfela projektów. Jest to spotkanie merytoryczne, inspirujące, w ramach którego dzielimy się najlepszymi praktykami zarządzania projektami, programami i portfelem projektów.

Możemy również przeprowadzić dla Ciebie pilotaż, abyś mogła/mógł sprawdzić, co potrafimy „w boju”. W poniższym artykule opisaliśmy, jak przebiega taki pilotaż: „Czy mogę sprawdzić Hadrone PPM przed zakupem (pilotaż)?”. Napisz do nas, jeśli jesteś zainteresowana/zainteresowany przeprowadzeniem bezpłatnego pilotażu – https://hadrone.com/pl/contact/.