Oczywiście, że tak :) A nawet do tego zachęcamy! Pilotaż oprogramowania Hadrone PPM (PoC) pozwala na sprawdzenie możliwości oprogramowania przed jego zakupem. Sposób przygotowania
i przeprowadzenia pilotażu pozwala przetestować oprogramowanie Hadrone PPM w bardzo krótkim czasie, minimalizując zaangażowanie zespołu po stronie Klienta. Pilotaż jest bezpłatny i trwa zazwyczaj od 2 do 4 tygodni.

Cele pilotażu

Przed rozpoczęciem pilotażu warto postawić sobie konkretne cele, aby móc zaplanować jego zakres
i finalnie wyciągnąć z niego wartościowe wnioski.

Cele, które stawiają sobie organizacje, są zależne w szczególności od obecnej dojrzałości projektowej w danej organizacji oraz od wykorzystywanych narzędzi – narzędzia biurowe (arkusze kalkulacyjne, narzędzia do prezentacji) lub inne rozwiązanie do zarządzania projektami i portfelem projektów.

Poniżej omawiamy trzy najczęściej występujące cele:

  1. Sprawdzenie możliwości oprogramowania Hadrone PPM na przykładowych danych z własnych projektów.
  2. Wsparcie przy oszacowaniu kosztów licencji.
  3. Doprecyzowanie wymagań dotyczących wsparcia dostawcy we wdrożeniu i późniejszym utrzymaniu oprogramowania.

Pierwszy cel dotyczy sprawdzenia możliwości i ograniczeń oprogramowania uwzględniając potrzeby
i specyfikę Klienta. Samo zaprezentowanie możliwości oprogramowania, nawet na przykładowym portfelu projektów, często nie jest wystarczające do upewnienia się, że oprogramowanie będzie dobrze dopasowane do potrzeb danej organizacji. Tak też jest w przypadku Hadrone PPM. Dlatego też zachęcamy naszych potencjalnych Klientów do przeprowadzenia pilotażu – zależy nam, żeby Klient był zadowolony z wdrożenia. W efekcie prawie w ogóle nie mamy sytuacji, że po wdrożeniu po jakimś czasie Klient wycofuje się z naszego rozwiązania i szuka innego. Zdarzają się sytuacje odwrotne – Klient zakupił i nawet wdrożył inne rozwiązanie, ale jak zaczął je faktycznie wykorzystywać to okazało się, że napotkał na takie ograniczenia, które w praktyce eliminują możliwość pracy w oprogramowaniu. My wolimy, aby w ogóle nie doszło do wdrożenia, niż mamy dostarczyć i wdrożyć oprogramowanie, którego później organizacja nie będzie chciała wykorzystywać. Sprawdzenie oprogramowania Hadrone PPM „w boju” polega na zasileniu przykładowymi danymi z rzeczywistych projektów Klienta
i zasymulowania codziennej pracy w oprogramowaniu. Dopiero wówczas użytkownicy będą mogli się przekonać, czy i w jakim zakresie Hadrone PPM może im pomóc w codziennej pracy.

Drugi cel stawiany przez Klientów dotyczy wsparcia przy oszacowaniu zakresu licencji, czyli liczby użytkowników (płatnych i bezpłatnych), którzy będą pracować w oprogramowaniu oraz wymaganych modułów dodatkowych (np. integracja z MS Teams, Active Diectory, MS Project). Czasami Klientowi jest trudno sobie wyobrazić, ile osób powinno pracować w oprogramowaniu i wykorzystywać licencje płatne (tzw. konta dla użytkowników specjalistycznych). Po zasymulowaniu pracy w oprogramowaniu dużo łatwiej jest określić kto i w jakiej roli będzie pracował w oprogramowaniu i w konsekwencji czy będzie korzystał z licencji bezpłatnej (konto powszechne), czy z płatnej (konto specjalistyczne).

Pilotaż pozwala także określić, jaki jest wymagany zakres zaangażowania dostawcy do docelowego wdrożenia oprogramowania w danej organizacji. Z perspektywy pracochłonności (i kosztów) w szczególności do rozważenia jest zakres szkoleń użytkowników przeprowadzanych przez dostawcę (train-the-trainers lub przeszkolenie wszystkich użytkowników), a także zaangażowanie w migrację projektów, dedykowane integracje z innymi systemami czy też budowa hurtowni danych
oraz dedykowanych raportów i dashboardów.

Przebieg pilotażu

Przebieg pilotażu obejmuje następujące kroki:

Krok 1: Przygotowanie oprogramowania Hadrone PPM i zespołu

Najczęściej pilotaż Hadrone PPM jest przeprowadzany z wykorzystaniem oprogramowania uruchomionego w naszej chmurze. Dzięki temu Klient nie musi się zajmować sprawami technicznymi
i skupia się jedynie na merytoryce. Jeśli jednak dana organizacja preferuje przeprowadzenie testów na oprogramowaniu zainstalowanym na swojej infrastrukturze to też jest taka możliwość – wówczas udostępniamy oprogramowanie Hadrone PPM wraz z tymczasowym kluczem licencyjnych do zainstalowania w środowisku IT Klienta.

W tym kroku Klient wyznacza również osoby, które będą zaangażowane do przeprowadzenia pilotażu, zarówno w zakresie konfiguracji oprogramowania, jak i do jego testowania na wybranych projektach.

Krok 2: Zebranie danych do przeprowadzenia warsztatów

W trakcie warsztatów konfigurujemy oprogramowanie Hadrone PPM pod potrzeby danej organizacji. W tym celu potrzebujemy zebrać informacje o obecnym sposobie funkcjonowania organizacji w zakresie, który ma zostać wykorzystany do konfiguracji oprogramowania. W związku z tym, że przeprowadziliśmy wiele takich pilotaży to mamy wypracowany sposób szybkiego pozyskania tych danych. Wykorzystujemy do tego odpowiednio przygotowany skoroszyt. Po jego przesłaniu  do Klienta organizujemy krótkie spotkania (do 30 minut), aby go omówić. Następnie Klient wypełnia ten skoroszyt i odsyła go do nas wraz z danymi o 2-3 projektach (np. cel, zakres, harmonogram, budżet, zasoby, efekty), które będą wprowadzane do oprogramowania podczas warsztatów.

Krok 3: Warsztaty z konfiguracji i wykorzystywania oprogramowania Hadrone PPM

Warsztaty organizujemy lokalnie (w Warszawie) lub zdalnie (z wykorzystaniem MS Teams). Obejmują one dwa 4-godzinne spotkania, przeznaczone dla różnych grup interesariuszy po stronie Klienta.

Na pierwszym spotkaniu przeprowadzamy wspólnie konfigurację oprogramowania Hadrone PPM z wykorzystaniem przygotowanych wcześniej danych. W tym spotkaniu po stronie Klienta biorą udział osoby odpowiedzialne za cały portfel projektów (najczęściej są to przedstawiciele Biura projektów).

Drugie spotkanie dotyczy wprowadzenia przykładowych projektów i symulację pracy w projektach. W tym spotkaniu oprócz przedstawicieli Biura projektów (PMO) biorą udział także Kierownicy projektów, którzy później będą testować oprogramowanie.

Krok 4: Testy oprogramowania Hadrone PPM

Testy oprogramowania Hadrone PPM obejmują sprawdzenie możliwości oprogramowania przez zespół po stronie Klienta przez okres ok. 2-4 tygodni (jeśli wystąpi taka potrzeba to ten okres może zostać wydłużony). Do testów może być zaangażowana dowolna liczba osób po stronie Klienta.

W trakcie testów zapewniamy bieżące wsparcie naszego konsultanta w celu odpowiadania na pytania
i proponowania rozwiązań. Dzieje się to zarówno w formie bieżącej komunikacji mailowej/telefonicznej, jak i w trakcie 1-godzinnych spotkań dot. przeglądu stanu testów, które organizujemy dwa razy: po tygodniu i po dwóch tygodniach od przeprowadzenia warsztatów.

Krok 5: Spotkanie podsumowujące pilotaż

Po zakończeniu testów organizujemy spotkanie podsumowujące pilotaż, obejmujące omówienie wniosków z testów oraz omówienie możliwych kolejnych kroków związanych z wyborem
i wdrożeniem oprogramowania.