Efektywne zarządzanie finansami projektu to kluczowy element sukcesu każdej organizacji. W oprogramowaniu Hadrone PPM możliwe jest precyzyjne planowanie i kontrolowanie źródeł finansowania na każdym etapie realizacji projektu. W tym wpisie wyjaśnimy, czym jest centrum inwestycyjne, jak przypisywać je do wydatków oraz w jaki sposób zarządzać finansowaniem zarówno na poziomie projektu, jak i poszczególnych wydatków.

Centrum inwestycyjne – czym jest i jak działa?

Centrum inwestycyjne  to obszar biznesowy, główna jednostka organizacyjna lub kierunek inwestowania, z którego będą finansowane projekty lub jego poszczególne wydatki. W organizacjach mogą to być np. departamenty, piony lub centralny budżet firmy. W narzędziu Hadrone PPM każde źródło finansowania musi sumować się do 100%. Jest to kluczowe dla zachowania przejrzystości i spójności budżetu projektu.

Planowanie finansowania projektu

Na etapie statusu „w przygotowaniu” kierownik projektu ma pełną swobodę w definiowaniu źródeł finansowania i ich udziałów. Może przypisywać je do projektu, zmieniać ich procentowy udział oraz wprowadzać nowe źródła zdefiniowane w systemowym słowniku przez administratora. Przykład:

  • Dział administracji finansuje 80% projektu,
  • Dział IT – 20%.

Wszystkie zaplanowane wydatki automatycznie przyjmują ten podział, ale istnieje możliwość przypisania innego źródła do konkretnych wydatków. Jeśli wpisana suma przekracza 100%, system zwróci uwagę na błąd i wymusi korektę.

Przypisywanie finansowania do poszczególnych wydatków

Jeśli w trakcie planowania projektu okaże się, że określony wydatek wymaga finansowania z innego źródła, można dostosować jego podział. Przykładowo:

  • Zakup serwera: przypisujemy 100% z działu IT,
  • Usługi programistyczne: dział IT pokrywa 90%, dział administracji 10%.

Zmiany te można dokonywać z poziomu zakładki „Finanse”, gdzie wcześniej planowano wydatki projektu. Wprowadzone modyfikacje są automatycznie widoczne w systemie, co zapewnia pełną transparentność.

Ograniczenia podczas realizacji projektu

Gdy projekt przechodzi do statusu „w realizacji”, kierownik projektu traci możliwość samodzielnego wprowadzania zmian w źródłach finansowania. Takie uprawnienia posiada jedynie administrator systemu. Dlaczego? Aby zachować kontrolę nad wydatkami i uniknąć nieautoryzowanych zmian, które mogłyby wpłynąć na monitorowanie budżetu.

Każda zmiana w projektach realizowanych powinna być dokonywana w sposób kontrolowany, co pozwala zapewnić zgodność finansową i umożliwia precyzyjne monitorowanie