Prognozowanie wydatków jest istotnym elementem zarządzania finansami projektu, szczególnie gdy projekt jest już w realizacji. W oprogramowaniu Hadrone PPM kierownicy projektów mają do dyspozycji różne sposoby aktualizowania prognoz, które uwzględniają zmiany w harmonogramie lub zapotrzebowaniu. W tym wpisie przedstawiamy trzy scenariusze prognozowania wydatków oraz ich zastosowanie w codziennej pracy.

1. Ręczne prognozowanie wydatków

Pierwsza metoda dotyczy wydatków, które nie są powiązane z elementami harmonogramu projektu. W tym przypadku kierownik projektu samodzielnie wprowadza zmiany w prognozie wydatku. 

Jak to wygląda w praktyce?

  • Wybierz nazwę wydatku, którego prognozę chcesz zaktualizować.
  • Po prawej stronie zobaczysz rozkład wydatku w czasie.
  • Kliknij "Edytuj", a następnie usuń wydatek z miesiąca, w którym pierwotnie miał wystąpić, i przypisz go do nowego miesiąca zgodnie z aktualnymi danymi (np. zapisami w umowie).
  • Zapisz zmiany.

W przypadku takich wydatków system nie podpowiada sugerowanego okresu, ponieważ zmiana wynika z czynników zewnętrznych, takich jak ustalenia kontraktowe. Ważne jest również, że kierownik projektu nie może zmieniać planu bazowego – takie zmiany są dokonywane automatycznie po akceptacji wniosku o zmianę przez uprawnioną osobę.

2. Prognozowanie wydatków powiązanych z harmonogramem

Jeśli wydatek jest powiązany z elementem harmonogramu, system wspiera kierownika projektu, podświetlając sugerowane miesiące, w których prognoza powinna zostać zaktualizowana.

Przykład zastosowania:

  • Wydłuż harmonogram działania, np. rozwoju modułu A.
  • Po zmianie harmonogramu przejdź do zakładki "Finanse" – zobaczysz, że pola w nowym okresie zostały podświetlone na zielono.
  • Kliknij "Edytuj", wprowadź nową prognozę wydatku w odpowiednich miesiącach i zapisz zmiany.

Dzięki tej funkcji kierownik projektu zyskuje pewność, że prognozy są zgodne z aktualnym harmonogramem działań.

3. Automatyczne przesuwanie wydatków

Najbardziej zaawansowane podejście do prognozowania dotyczy wydatków powiązanych z harmonogramem, które mają włączoną opcję automatycznego przesuwania wydatków.

Jak to działa?

  • Jeśli zmienisz harmonogram działania, np. wydłużysz termin realizacji zakupu serwera, system automatycznie przesunie prognozę wydatku na odpowiednie miesiące.
  • Wystarczy, że wprowadzisz zmianę w harmonogramie, a system sam zaktualizuje dane finansowe.

Dzięki tej funkcji kierownicy projektów mogą zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów w prognozach.

Podsumowanie

Oprogramowanie Hadrone PPM oferuje rozwiązania, które pozwalają na efektywne prognozowanie wydatków zarówno ręcznie, jak i automatycznie, w zależności od potrzeb projektu. Każda z opisanych opcji znajduje zastosowanie w różnych scenariuszach pracy kierownika projektu, pomagając w utrzymaniu kontroli nad budżetem i oszczędzając czas.