W najnowszym materiale pokazujemy, jak w praktyce działa zamykanie okresu raportowego w projekcie, w oprogramowaniu Hadrone PPM. Jest to funkcja, która pozwala utrwalić kluczowe dane i zapewnia organizacji pewność, że analizowane informacje są kompletne i potwierdzone.
Kiedy zespół zakończy aktualizację danych za dany miesiąc, uprawniony użytkownik może zamknąć wybrany okres. System pozwala zamykać miesiące od momentu rozpoczęcia projektu aż do miesiąca bieżącego, a proces polega po prostu na wybraniu „Zamknij okres” i wskazaniu miesiąca. Najczęściej zamyka się jeden okres, ale możliwe jest również jednorazowe zamknięcie kilku.
Co system sprawdza przed zamknięciem?
Jeżeli projekt ma status W realizacji, system poinformuje o konieczności uzupełnienia danych, gdy w projekcie występują m.in.:
- nieprzypisane zaimportowane wydatki,
- nieaktualne elementy harmonogramu obejmujące zamykany lub wcześniejsze miesiące,
- różnice między prognozami a wykonaniem w wydatkach lub kompetencjach,
- ryzyka z datą materializacji w zamykanym lub wcześniejszych okresach, które nie zostały zamknięte.
Po kliknięciu „Pokaż szczegóły” po prawej stronie pojawia się panel, z którego można od razu przejść do obszaru wymagającego aktualizacji. W projektach w statusie W rozliczaniu komunikat dotyczy wyłącznie nieprzypisanych wydatków.
Co dzieje się po zamknięciu okresu?
Po zatwierdzeniu zamknięcia dane z tego okresu nie mogą być już swobodnie edytowane. Zmiany może wykonać tylko osoba z uprawnieniem „Edycja dowolnego projektu” lub administrator, który w razie potrzeby może ponownie otworzyć okres. W takim przypadku osoby nadzorujące projekt otrzymają powiadomienie e-mail.
A co z portfelem projektów?
Okresy raportowe można zamykać także od strony Portfela - o ile użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Temat ten rozwiniemy w kolejnym materiale poświęconym monitorowaniu portfela.
