Hadrone PPM jest produktem gotowym (pudełkowym), stąd jego wdrożenie jest dużo prostsze niż budowa oprogramowania „na zamówienie”, a nawet wdrożenie oprogramowania typu „platforma”. Wdrożenie koncentruje się więc na potrzebach biznesowych organizacji, a nie na technologii, która po prostu jest i działa. Cała konfiguracja oprogramowania Hadrone PPM odbywa się z poziomu interfejsu użytkownika, więc nie są do niej wymagane żadne umiejętności techniczne.

Dobrą praktyką wdrożeń systemów IT (nie tylko Hadrone PPM) jest definiowanie produktów prac wraz z kryteriami ich akceptacji oraz określeniem zaangażowania Zamawiającego i Wykonawcy. Dzięki temu Zamawiający dokładnie wie, czego się może spodziewać jako wynik prac Wykonawcy, a także ile czasu i innych zasobów musi poświęcić zespół po stronie Zamawiającego na zrealizowanie tych prac. Tak, pomimo zaangażowania Wykonawcy, Zamawiający też ma pewne prace do wykonania :). 

Poniżej zostało opisane stosowane przez nas podejście do wdrożenia oprogramowania Hadrone PPM, skupiające się na samym rozwiązaniu IT (wraz z zasadami jego wykorzystania w organizacji). Należy pamiętać, że skuteczne wdrożenie oprogramowania wymaga także zarządzenia zmianą od strony ludzkiej. W finalnym projekcie wdrożeniowym warto uwzględnić także takie „dodatkowe” zadania, zarówno po stronie Wykonawcy, jak i w szczególności po stronie Zamawiającego.

Osobnym wątkiem są zmiany organizacyjne, które czasami również są wymagane. Obejmują one opracowanie lub dostosowanie metodyki/procesów zarządzania portfelem projektów, programami i projektami oraz dostosowanie zakresów odpowiedzialności i struktur organizacyjnych. Planując zakres wdrożenia, ten obszar również warto przeanalizować.

Zakres i czas trwania wdrożenia

Typowe wdrożenie Hadrone PPM obejmuje poniższe etapy:

  • Etap 1: Przygotowanie projektu,
  • Etap 2: Analiza i konfiguracja oprogramowania,
  • Etap 3: Szkolenia użytkowników,
  • Etap 4: Migracja projektów,
  • Etap 5: Uruchomienie produkcyjne.

Typowy czas potrzebny na wdrożenie oprogramowania Hadrone PPM to od 1 do 3 miesięcy (łącznie ze szkoleniami i migracją projektów). W przypadku usług dodatkowych (integracje dedykowane, budowa hurtowni danych oraz dedykowanych raportów i pulpitów menedżerskich) ten czas może być dłuższy – przy bardzo złożonych wdrożeniach, obejmujących rozbudowane usługi dodatkowe, czas wdrożenia może się wydłużyć nawet do roku i powyżej. W tym artykule zostało opisane wdrożenie „standardowe”, bez usług dodatkowych, które zawsze wymagają indywidualnej analizy i zaplanowania.

Poniżej zostały opisane poszczególne etapy wdrożenia i produkty, które w tych etapach są dostarczane.

Etap 1: Przygotowanie projektu

Zakres prac realizowanych w Etapie 1 obejmuje:

  • dostarczenie oprogramowania Hadrone PPM i wsparcie przy jego instalacji (model On-Premises) lub uruchomienie oprogramowania Hadrone PPM w chmurze (SaaS),
  • przygotowanie planu projektu i powołanie zespołu projektowego po stronie Zamawiającego i Wykonawcy,
  • przeprowadzenie spotkania kick-off.

W wyniku zrealizowanych prac w Etapie 1 są dostarczane poniższe produkty:

  • P1.1. Oprogramowanie Hadrone PPM wraz z dokumentacją (dotyczy tylko modelu On-Premises),
  • P1.2. Plan projektu i kick-off,
  • P1.3. Oprogramowanie Hadrone PPM zainstalowane na infrastrukturze Zamawiającego (dotyczy tylko modelu On-Premises),
  • P1.3. Uruchomiony dostęp do oprogramowania Hadrone PPM w chmurze (dotyczy tylko modelu SaaS).

W poniższych tabelach zaprezentowano opisy produktów prac dostarczanych w ramach Etapu 1.

 

Tabela. Opis produktu „P1.1. Oprogramowanie Hadrone PPM wraz z dokumentacją (dotyczy tylko modelu On-Premises)”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Przekazanie Zamawiającemu danych do pobrania paczki instalacyjnej Hadrone PPM z serwera FTP wraz z dokumentacją użytkownika i administratora,
  • Przekazanie Zamawiającemu klucza licencyjnego do oprogramowania Hadrone PPM.

Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Weryfikacja i odbiór produktu.

Kryteria akceptacji produktu
  • Zostało dostarczone oprogramowanie Hadrone PPM, obejmujące:
    • paczkę instalacyjną,
    • dokumentację użytkownika w języku polskim,
    • dokumentację administratora w języku polskim,
    • klucz licencyjny dla trzech środowisk (produkcyjne, testowe i szkoleniowe).

 

Tabela. Opis produktu „P1.2. Plan projektu i kick-off”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Przygotowanie planu projektu i powołanie zespołu,
  • Przygotowanie i przeprowadzenie spotkania kick-off dotyczącego omówienia planu projektu.
Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Powołanie zespołu projektowego po stronie Zamawiającego,
  • Udział właściwych osób ze strony zespołu projektowego Zamawiającego w spotkaniach i warsztatach z Wykonawcą oraz w ramach weryfikacji dostarczanej przez Wykonawcę dokumentacji,
  • Weryfikacja i zgłoszenie ew. uwag do planu projektu,
  • Udział zespołu projektowego po stronie Zamawiającego w spotkaniu kick-off,
  • Weryfikacja i odbiór produktu.
Kryteria akceptacji produktu
  • Został powołany zespół projektowy po stronie Wykonawcy,
  • Został opracowany plan projektu, obejmujący: szczegółowy harmonogram prac, strukturę rejestru ryzyk, zasady zarządzania konfiguracją, zasady zarządzania komunikacją oraz zasady raportowania postępów i monitorowania statusu projektu,
  • Zostało przeprowadzone spotkanie "kick-off" w uzgodnionym z Zamawiającym terminie, które objęło:
    • omówienie celu, zakresu i planu projektu,
    • omówienia ogólnej architektury rozwiązania,
    • omówienie roli Wykonawcy i Zamawiającego w realizacji prac projektowych, w tym odpowiedzialności poszczególnych członków zespołów projektowych po stronie Wykonawcy i Zamawiającego,
    • omówienie ewentualnych ryzyk projektowych.

 

Tabela. Opis produktu „P1.3. Oprogramowanie Hadrone PPM zainstalowane na infrastrukturze Zamawiającego (dotyczy tylko modelu On-Premises)”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Przekazanie Zamawiającemu wymagań dot. infrastruktury wymaganej do instalacji oprogramowania Hadrone PPM,
  • Wsparcie dla Zamawiającego przy instalacji oprogramowania Hadrone PPM na infrastrukturze Zamawiającego (własnej lub w chmurze publicznej/prywatnej).

Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Przygotowanie infrastruktury do instalacji oprogramowania, spełniającej wymagania przekazane przez Wykonawcę (infrastruktura własna lub w chmurze publicznej/prywatnej),
  • Instalacja oprogramowania Hadrone PPM, przy wsparciu Wykonawcy.

Kryteria akceptacji produktu
  • Oprogramowanie Hadrone PPM zostało zainstalowane na infrastrukturze Zamawiającego,
  • Zamawiający ma możliwość zalogowania do oprogramowania Hadrone PPM.

 

Tabela. Opis produktu „P1.3. Uruchomiony dostęp do oprogramowania Hadrone PPM w chmurze (dotyczy tylko modelu SaaS)”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Uruchomienie instancji oprogramowania Hadrone PPM w chmurze Wykonawcy.
Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Weryfikacja i odbiór produktu.
Kryteria akceptacji produktu
  • Została uruchomiona instancja oprogramowania Hadrone PPM w chmurze Wykonawcy,
  • Zamawiający ma możliwość zalogowania do oprogramowania Hadrone PPM.

 

Etap 2: Analiza i konfiguracja oprogramowania

Zakres prac realizowanych w Etapie 2 obejmuje:

  • analizę dostępnej dokumentacji u Zamawiającego w zakresie zarządzania projektami, programami i portfelami projektów,
  • opracowanie projektu konfiguracji oprogramowania Hadrone PPM,
  • przeprowadzenie konfiguracji oprogramowania Hadrone PPM zgodnie z projektem,
  • uruchomienie integracji Hadrone PPM z MS Active Directory lub MS EntraID, jeśli jest wymagane przez Zamawiającego.

W wyniku zrealizowanych prac w Etapie 2 jest dostarczany produkt „P2.1. Oprogramowanie Hadrone PPM skonfigurowane”.

W poniższej tabeli zaprezentowano opis produktu prac dostarczanego w ramach Etapu 2.

 

Tabela. Opis produktu „P2.1. Oprogramowanie Hadrone PPM skonfigurowane”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Analiza dostępnej dokumentacji w zakresie zarządzania projektami, programami i portfelami projektów u Zamawiającego,
  • Przeprowadzenie warsztatów z zespołem Zamawiającego dot. identyfikacji wymagań i wypracowania konfiguracji Hadrone PPM,
  • Opracowanie projektu konfiguracji oprogramowania Hadrone PPM,
  • Omówienie projektu konfiguracji oprogramowania Hadrone PPM z zespołem Zamawiającego,
  • Przeprowadzenie konfiguracji oprogramowania Hadrone PPM zgodnie z zaakceptowanym projektem konfiguracji,
  • Uruchomienie integracji Hadrone PPM z MS Active Directory lub MS EntraID.

Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Udział właściwych osób ze strony zespołu projektowego Zamawiającego w spotkaniach i warsztatach z Wykonawcą oraz w ramach weryfikacji dostarczanej przez Wykonawcę dokumentacji,
  • Weryfikacja i zgłoszenie ew. uwag do projektu konfiguracji Hadrone PPM oraz akceptacja finalnego projektu konfiguracji,
  • Weryfikacja i odbiór produktu.

Kryteria akceptacji produktu
  • Został zaakceptowany przez Zamawiającego projekt konfiguracji oprogramowania Hadrone PPM, obejmujący w zależności od potrzeb Zamawiającego:
    • kategorie projektów,
    • etapy projektów,
    • klasyfikacje projektów,
    • funkcje projektowe,
    • rodzaje działań,
    • klasyfikacje działań,
    • rodzaje kamieni milowych,
    • klasyfikacja kamieni milowych,
    • kategorie wydatków,
    • statusy zobowiązań,
    • katalogi kompetencji,
    • kategorie efektów,
    • rodzaje ryzyk,
    • rodzaje zagadnień,
    • rodzaje decyzji i decydenci,
    • cele strategiczne,
    • parametry do automatycznego wyliczania NPV,
    • pola dodatkowe i szablony pól dodatkowych,
    • szablony harmonogramów,
    • wzorce projektów,
    • przypomnienia dot. stanu projektów, raportów okresowych RAG, harmonogramu i zadań, ryzyk i efektów projektowych,
    • role i przypisane do nich uprawnienia,
    • szablony struktur repozytoriów plików dla MS Teams,
  • Konfiguracja Hadrone PPM została dokonana zgodnie z projektem konfiguracji zaakceptowanym przez Zamawiającego,
  • Została dokonana integracja z MS Active Directory (lub MS EntraID) Zamawiającego, obejmująca synchronizację kont użytkowników i, jeśli będzie wymagane przez Zamawiającego, także synchronizację uprawnień użytkowników.

 

Etap 3: Szkolenia użytkowników

Zakres prac realizowanych w Etapie 3 obejmuje:

  • opracowanie materiałów szkoleniowych,
  • przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników.

W wyniku zrealizowanych prac w Etapie 3 są dostarczane poniższe produkty:

  • P3.1. Opracowane materiały szkoleniowe,
  • P3.2. Przeprowadzone szkolenia dla użytkowników oprogramowania Hadrone PPM.

W poniższej tabeli zaprezentowano opisy produktów prac dostarczanych w ramach Etapu 3.

 

Tabela. Opis produktu „P3.1. Opracowane materiały szkoleniowe”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Przeprowadzenie warsztatów z zespołem Zamawiającego dot. opracowania materiałów szkoleniowych dla użytkowników oprogramowania Hadrone PPM,
  • Opracowanie materiałów szkoleniowych dla użytkowników oprogramowania Hadrone PPM.

Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Udział właściwych osób ze strony zespołu projektowego Zamawiającego w spotkaniach i warsztatach z Wykonawcą,
  • Weryfikacja i zgłoszenie ew. uwag do materiałów szkoleniowych,
  • Weryfikacja i odbiór produktu.

Kryteria akceptacji produktu
  • Zostały opracowane materiały szkoleniowe dla użytkowników oprogramowania Hadrone PPM, obejmujące:
    • planowanie projektu,
    • weryfikację i zatwierdzanie projektu,
    • realizację projektu i raportowanie postępów,
    • zamykanie projektu,
    • raportowanie efektów po zakończeniu realizacji projektu,
  • Materiały szkoleniowe zostały przekazane w formacie PPTX, umożliwiającym modyfikację materiałów przez Zamawiającego,
  • Materiały szkoleniowe uwzględniają konfigurację oprogramowania Hadrone PPM opracowaną w ramach produktu "P2.1. Oprogramowanie Hadrone PPM skonfigurowane".

 

Tabela. Opis produktu „Przeprowadzone szkolenia dla użytkowników oprogramowania Hadrone PPM”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Przeprowadzenie … szkoleń dla użytkowników oprogramowania Hadrone PPM (… grup po max. 10 osób każda).

Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Uzgodnienie w porozumieniu z Wykonawcą terminów przeprowadzenia szkoleń,
  • Zapewnienie sali do przeprowadzenia szkoleń wraz z komputerami dla uczestników szkolenia i trenera, z dostępem do środowiska szkoleniowego oprogramowania Hadrone PPM,
  • Zapewnienie obecności na szkoleniach uczestników szkolenia ze strony Zamawiającego.

Kryteria akceptacji produktu
  • Zostało przeprowadzonych X szkoleń dla użytkowników oprogramowania Hadrone PPM (6 grup po max. 10 osób każda),
  • Szkolenia zostały przeprowadzone z wykorzystaniem materiałów szkoleniowych zaakceptowanych przez Zamawiającego w ramach produktu P3.1. Opracowane materiały szkoleniowe.

 

Etap 4: Migracja projektów

Wsparcie Wykonawcy w migracji projektów Zamawiającego jest opcjonalne. Część Zamawiających decyduje, że projekty zostaną wprowadzone ręcznie przez Kierowników projektów. Taka praca ręczna jest też okazją do uporządkowania i wystandaryzowania opisów projektów (w tym harmonogramów i budżetów).

Jeśli jednak Zamawiający zdecyduje, że obecne projekty należy zmigrować, to wówczas wykorzystujemy naszą sprawdzoną metodę migracji, która pozwala przenieść dane o projektach bez zakłócania pracy użytkownikom. Najczęściej dzieje się tak, że w piątek na koniec dnia są nam przekazywane odpowiednio ustrukturyzowane dane projektów, a już w poniedziałek rano organizacja może pracować w nowym środowisku napełnionym danymi o swoich projektach.

Zakres prac realizowanych w Etapie 4 obejmuje:

  • przygotowanie arkuszy Excel do zebrania danych do migracji projektów wraz z zasadami ich wypełniania,
  • (opcjonalnie) opracowanie zasad przygotowania harmonogramów projektów w formacie MS Project do migracji,
  • przeniesienie danych o obecnych projektach do oprogramowania Hadrone PPM.

W wyniku zrealizowanych prac w Etapie 4 jest dostarczany produkt „P4.1. Zmigrowane projekty”.

W poniższej tabeli zaprezentowano opis produktu prac dostarczanego w ramach Etapu 4.

 

Tabela. Opis produktu „P4.1. Zmigrowane projekty”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Przygotowanie przez Wykonawcę i przekazanie do Zamawiającego arkuszy Excel do zebrania danych do migracji projektów wraz z zasadami ich wypełniania,
  • Jeśli Zamawiający będzie oczekiwał migracji harmonogramów projektów z plików MS Project -przygotowanie przez Wykonawcę i przekazanie Zamawiającemu zasad przygotowania harmonogramów projektów w formacie MS Project do migracji,
  • Przeniesienie przez Wykonawcę przekazanych przez Zamawiającego danych o projektach do migracji (z wykorzystaniem w/w arkuszy Excel) do oprogramowania Hadrone PPM,
  • Zaimportowanie przez Wykonawcę harmonogramów projektów przekazanych przez Zamawiającego (dotyczy tylko harmonogramów przygotowanych przez Zamawiającego w formacie MS Project zgodnie z zasadami przekazanymi przez Wykonawcę).

Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Udział właściwych osób ze strony zespołu projektowego Zamawiającego w spotkaniach i warsztatach z Wykonawcą,
  • Przygotowanie danych do migracji projektów z wykorzystaniem arkuszy Excel przekazanych przez Wykonawcę,
  • Jeśli Zamawiający będzie oczekiwał migracji harmonogramów projektów z pliku MS Project -przekazanie harmonogramów projektów w formacie MS Project przygotowanych zgodnie z zasadami otrzymanymi od Wykonawcy,
  • Weryfikacja i odbiór produktu.

Kryteria akceptacji produktu
  • Zostały założone projekty w oprogramowaniu Hadrone PPM i zostały przeniesione dane o tych projektach przekazane przez Zamawiającego (dotyczy tylko tych danych, które zostały poprawnie przygotowane z wykorzystaniem arkuszy Excel przekazanych przez Wykonawcę i z uwzględnieniem zasad wypełniania tych arkuszy),
  • Jeśli Zamawiający będzie oczekiwał migracji harmonogramów projektów z pliku MS Project - zostały zmigrowane harmonogramy projektów, które zostały przekazane przez Zamawiającego (dotyczy tylko tych harmonogramów, które zostały przygotowane zgodnie z zasadami przekazanymi przez Wykonawcę).

 

Etap 5: Uruchomienie produkcyjne

Zakres prac wymaganych do realizacji w ramach uruchomienia produkcyjnego zależy od modelu wykorzystywania oprogramowania (On-Premises lub SaaS) oraz od procedur obowiązujących u Zamawiającego. W najprostszym przypadku jest to jedynie podsumowanie i udokumentowanie wyników prac wdrożeniowych. Część organizacji przeprowadza w tym etapie testy akceptacyjne oraz testy bezpieczeństwa. Testy akceptacyjne (tzw. UAT) mają potwierdzić, że oprogramowanie zostało wdrożone zgodnie z potrzebami biznesowymi użytkowników. Testy bezpieczeństwa mają na celu weryfikację i potwierdzenie, że wdrożone oprogramowanie nie posiada podatności uniemożliwiających jego bezpieczne wykorzystywanie.

Zakres prac realizowanych w Etapie 5 obejmuje:

  • przygotowanie opisów przypadków testowych do testów akceptacyjnych (tzw. UAT),
  • usunięcie ew. podatności krytycznych i wysokich, jeśli zostaną ujawnione w ramach testów bezpieczeństwa oprogramowania Hadrone PPM,
  • przygotowanie dokumentacji powdrożeniowej.

W wyniku zrealizowanych prac w Etapie 5 jest dostarczany produkt „P5.1. Oprogramowanie Hadrone PPM uruchomione produkcyjnie”.

W poniższej tabeli zaprezentowano opis produktu prac dostarczanego w ramach Etapu 5.

 

Tabela. Opis produktu „P5.1. Oprogramowanie Hadrone PPM uruchomione produkcyjnie”.

Opis sposobu dostarczenia produktu przez Wykonawcę
  • Przygotowanie opisów przypadków testowych dla poniższego zakresu funkcjonalności (do uzupełnienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego),
  • Usunięcie podatności krytycznych i wysokich, jeśli zostaną ujawnione w ramach testów bezpieczeństwa oprogramowania Hadrone PPM wykonanych przez Zamawiającego,
  • Przygotowanie dokumentacji powdrożeniowej.

Rola Zamawiającego w dostarczeniu produktu
  • Udział właściwych osób ze strony zespołu projektowego Zamawiającego w spotkaniach i warsztatach z Wykonawcą,
  • Przeprowadzenie testów bezpieczeństwa oprogramowania Hadrone PPM przez Zamawiającego lub podmiot wyznaczony przez Zamawiającego,
  • Przeprowadzenie testów akceptacyjnych (tzw. UAT) dla oprogramowania Hadrone PPM, z wykorzystaniem przypadków testowych przygotowanych przez Wykonawcę,
  • Weryfikacja i zgłoszenie ew. uwag do dokumentacji powdrożeniowej,
  • Weryfikacja i odbiór produktu.

Kryteria akceptacji produktu
  • Testy bezpieczeństwa nie wykazały występowania podatności krytycznych i wysokich w oprogramowaniu Hadrone PPM,
  • Wyniki wszystkich testów UAT wykazały poprawność funkcjonowania oprogramowania Hadrone PPM,
  • Opracowana dokumentacja powdrożeniowa obejmuje … (do uzupełnienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego).