Integracja Hadrone PPM z systemem ERP w zakresie budżetu projektu jest najczęściej wykonywaną integracją przez naszych Klientów. Jej celem jest zapewnienie, że w jednym miejscu (w projekcie w Hadrone PPM) mamy pełną informację o stanie budżetu projektu (wartości zaplanowane, zrealizowane i prognozowane), łącznie ze szczegółami wykonania (faktury i inne dokumenty księgowe), bez konieczności przełączania się między systemami i szukania właściwych informacji. Jest to informacja użyteczna zarówno dla Kierownika danego projektu, jak i dla biura projektów i innych osób nadzorujących poszczególne projekty i cały portfel projektów.

Warto zauważyć, że w ramach zarządzania finansami projektu oprócz samego budżetu często zarządzamy także zobowiązaniami (zamówieniami do dostawców), żeby mieć pełen obraz zaangażowania finansowego. Funkcjonowanie zobowiązań w Hadrone PPM zostało opisane w artykule „Hadrone PPM | Zarządzanie zobowiązaniami finansowymi w projekcie”.

Obszar zobowiązań również można integrować z Hadrone PPM, ale to temat na oddzielny artykuł.

Co jest wymagane, aby powiązać wykonanie wydatków z systemu ERP z budżetem projektu w Hadrone PPM?

Po pierwsze określony obiekt, który w systemie ERP posłuży do gromadzenia wydatków ponoszonych na dany projekt.  W zależności od systemu ERP tym „obiektem” może być MPK, zlecenie kontrolingowe czy też element PSP. Księgując wydatki ponoszone na projekty są one wówczas przypisywane do takiego obiektu. Każdy obiekt ma swój kod/identyfikator (czyli ciąg znaków), który jest przypisywany do projektu w Hadrone PPM, jako identyfikator zewnętrzny projektu. Do jednego projektu w Hadrone PPM może być przypisywany jeden lub wiele identyfikatorów zewnętrznych. Ten identyfikator zewnętrzny zostanie później wykorzystany do powiązania wykonanego wydatku importowanego z systemu ERP z projektem w Hadrone PPM. Jak wykonany wydatek znajdzie się już w projekcie (np. faktura od dostawcy), to pozostanie jeszcze powiązanie tego wykonania z wydatkiem zaplanowanym w projekcie (z pozycją budżetową w projekcie). Takie powiązanie najczęściej wykonuje Kierownik projektu, wiedząc co zamawiał i czego może dotyczyć otrzymana faktura. Hadrone PPM informuje Kierownika projektu, że ma do wykonania takie przypisanie.

A czy można zautomatyzować również przypisanie wykonania do zaplanowanego wydatku? Tak :) Wówczas jednak należy rozbudować obiekty dotyczące projektu tworzone w systemie ERP o strukturę odzwierciedlającą budżet projektu utworzony w Hadrone PPM (struktura zaplanowanych wydatków). Przy tym podejściu w Hadrone PPM nie tylko projekt będzie mieć swój identyfikator zewnętrzny (np. element PSP), ale też każdy wydatek (pozycja budżetowa) zaplanowany w projekcie (kolejny element PSP, często tworzony w strukturze hierarchicznej). W efekcie podczas księgowania wydatków w systemie ERP będzie można je łączyć nie tylko z projektem, ale także z wydatkiem zaplanowanym w danym projekcie. W tym rozwiązaniu mamy pełną automatyzację – po imporcie wydatków z systemu ERP do projektu w Hadrone PPM, taki wykonany wydatek trafi nie tylko do odpowiedniego projektu, ale automatycznie do odpowiedniego wydatku zaplanowanego w tym projekcie, więc Kierownik projektu nie będzie miał dodatkowej pracy związanej z powiązaniem zaimportowanych wydatków. Hadrone PPM poinformuje go tylko o tym, że taki import nastąpił i wykonanie zostało automatycznie powiązane z określoną pozycją z budżetu projektu.

Jak wygląda praca z budżetem projektu w Hadrone PPM w powiązaniu z systemem ERP?

Praca z budżetem projektu w Hadrone PPM w powiązaniu z systemem ERP obejmuje cztery kroki:

  • Utworzenie projektu,
  • Ewidencjonowanie wykonanych wydatków,
  • Zarządzanie zmianą w budżecie projektu,
  • Zamknięcie projektu.

Utworzenie projektu

Projekt jest tworzony i opisywany w Hadrone PPM. W szczególności tworzony jest budżet projektu, który najczęściej obejmuje zaplanowanie wydatków wraz z ich wartościami w czasie, w podziale na odpowiednie kategorie wydatków, ustalone w organizacji (np. osobno planujemy zakup licencji, sprzętu i usług, w jednej kategorii może wystąpić wiele wydatków). Projekt przechodzi ścieżkę akceptacyjną. Po jego zatwierdzeniu pojawia się pierwsza możliwość integracji Hadrone PPM i systemu ERP.

Po zatwierdzeniu projektu w Hadrone PPM może się automatycznie założyć obiekt odpowiadający temu projektowi w systemie ERP (np. MPK, zlecenie kontrolingowe czy element PSP) i opcjonalnie zestaw/struktura obiektów, która odzwierciedli budżet projektu zaplanowany w Hadrone PPM, wraz z zaplanowanymi wartościami w czasie. Zwrotnie z systemu ERP do projektu w Hadrone PPM mogą wrócić numery obiektów i zostać przypisane odpowiednio do projektu jako identyfikator zewnętrzny projektu oraz do pozycji wydatków jako ich identyfikatory zewnętrzne.

W ten sposób system ERP zostanie przygotowany do ewidencjonowania wydatków w kontekście projektów, których one dotyczą. W zależności od potrzeb Klienta oraz możliwości i ograniczeń technicznych powyższy proces może się odbywać ręcznie lub może zostać zautomatyzowany.

Jak wygląda proces realizowany ręcznie?

  1. Po zatwierdzeniu projektu Kierownik projektu (lub inna wskazana osoba) informuje pracownika księgowości, że projekt został zatwierdzony i prosi o założenie odpowiedniego obiektu w systemie ERP (dla samego projektu i opcjonalnie dla poszczególnych wydatków w projekcie).
  2. Po założeniu obiektu w systemie ERP (lub wielu obiektów odpowiadających wydatkom) pracownik księgowości przekazuje zwrotnie nazwy/identyfikatory obiektów utworzone w systemie ERP do Kierownika projektu. Kierownik projektu wprowadza te informacje do projektu w Hadrone PPM, czyli uzupełnia identyfikator zewnętrzny projektu i opcjonalnie także identyfikatory zewnętrzne wydatków zaplanowanych w projekcie.

Jeśli organizacja uzna, że taka praca ręczna jest zbyt pracochłonna lub błędogenna, to wówczas decyduje się na wprowadzenie integracji między systemami. Jaka jest logika takiej integracji od strony technicznej?

  1. Po zatwierdzeniu projektu oprogramowanie Hadrone PPM wysyła webhooka z informacją o projekcie, który został zatwierdzony. Teraz mamy możliwe dwie ścieżki zależne od tego, czy stosowany przez Klienta system ERP potrafi samodzielnie reagować na webhooki.
  2. Jeśli system ERP potrafi reagować na webhooki oraz pobierać dane z systemu zewnętrznego oraz wysyłać do niego dane przez API to całość integracji jest wykonywana na poziomie systemu ERP. System ERP na podstawie informacji otrzymanej w ramach webhooków i z wykorzystaniem REST API Hadrone PPM zakłada u siebie obiekt odpowiadający projektowi w Hadrone PPM (np. MPK, zlecenie kontrolingowe lub element PSP) oraz opcjonalnie obiekty odpowiadające wydatkom zaplanowanym w projekcie (jeśli przewidziano integrację na tym poziomie). Po założeniu obiektów informacje o tych obiektach są przesyłane do projektu w Hadrone PPM z wykorzystaniem REST API Hadrone PPM i wprowadzane w odpowiednie miejsca w projekcie (jako identyfikator zewnętrzny projektu i opcjonalnie identyfikatory zewnętrzne wydatków).
  3. Jeśli system ERP ma dostępne API do komunikacji z systemami zewnętrznymi, ale samodzielnie nie może reagować na webhooki oraz pobierać i wysyłać danych do systemu zewnętrznego (w tym przypadku Hadrone PPM), to wówczas stosowane jest dodatkowo oprogramowanie pośredniczące między Hadrone PPM i systemem ERP (np. Apache Airflow). Rolą tego oprogramowania jest odebranie webhooka wysłanego przez Hadrone PPM, skomunikowanie się z systemem ERP z wykorzystaniem jego API w celu założenia odpowiednich obiektów (np. MPK, zlecenia kontrolingowe lub elementy PSP) i odebrania informacji o tych obiektach oraz finalne wprowadzenie informacji o obiektach założonych w systemie ERP do projektu w Hadrone PPM. Może to brzmieć skomplikowanie, ale dla osób/firm zajmującej się integracjami między systemami jest to „chleb powszedni”.

Ewidencjonowanie wykonanych wydatków

Projekt jest realizowany i spływają faktury (oraz inne dokumenty księgowe) dotyczące wydatków ponoszonych na ten projekt. Księgując wydatek jest on przypisywany w systemie ERP do odpowiedniego obiektu symbolizującego projekt oraz opcjonalnie do obiektu dot. wydatku zaplanowanego w projekcie. Następnie ten wydatek jest przesyłany do projektu w Hadrone PPM.

Wykonane wydatki mogą być przesyłane do Hadrone PPM na dwa sposoby:

  1. Jeśli system ERP ma możliwość wykorzystania REST API Hadrone PPM do przesłania informacji o wykonaniu to dzieje się to automatycznie po każdym księgowaniu wydatku.
  2. Jeśli system ERP nie ma możliwość wykorzystania REST API Hadrone PPM do przesłania informacji o wykonaniu lub organizacja zdecydowała, że nie chce przesyłać takich informacji po każdym księgowaniu (np. ze względu na obciążenie systemu ERP), to informacje o wykonaniu mogą być przesyłane cyklicznie (np. raz dziennie), z wykorzystaniem oprogramowania pośredniczącego pomiędzy systemem ERP i Hadrone PPM (np. Apache Airflow). Oprogramowanie pośredniczące, o określonej godzinie każdego dnia, pobiera z systemu ERP informacje o wykonanych wydatkach przypisanych do projektów zaksięgowanych w danym dniu z wykorzystaniem API systemu ERP i wprowadza je do odpowiednich projektów w Hadrone PPM z wykorzystanie REST API Hadrone PPM.

Zarządzanie zmianą w budżecie projektu

Użytkownik wprowadza w Hadrone PPM wniosek o zmianę w budżecie projektu (wybierając wydatki, które chce zaktualizować lub dodać nowe) i wysyła taki wniosek do akceptacji. Po uzyskaniu zgody na dokonanie zmiany w planie bazowym aktualizowany jest automatycznie budżet projektu w Hadrone PPM oraz mogą być aktualizowane informacje w systemie ERP (jeśli w systemie ERP zostały utworzone obiekty dla poszczególnych wydatków).

W zależności od potrzeb Klienta oraz możliwości i ograniczeń technicznych powyższy proces może się odbywać ręcznie lub może zostać zautomatyzowany.

Jak wygląda proces realizowany ręcznie?

  1. Po zatwierdzeniu zmiany w budżecie projektu Kierownik projektu (lub inna wskazana osoba) informuje pracownika księgowości, że budżet projektu został zmieniony i prosi o modyfikację obiektów dot. wydatków w systemie ERP.
  2. Po aktualizacji wartości obecnych wydatków i założeniu obiektów w systemie ERP dla nowych wydatków pracownik księgowości przekazuje zwrotnie nazwy/identyfikatory obiektów utworzone w ERP do Kierownika projektu. Kierownik projektu wprowadzenia te informacje do projektu w Hadrone PPM, czyli uzupełnia identyfikatory zewnętrzne nowych wydatków w projekcie.

Jeśli organizacja uzna, że taka praca ręczna jest zbyt pracochłonna lub błędogenna, to wówczas decyduje się na wprowadzenie integracji między systemami. Jaka jest logika takiej integracji od strony technicznej?

  1. Po zatwierdzeniu zmiany w budżecie projektu oprogramowanie Hadrone PPM wysyła webhooka z informacją o projekcie, w którym została wprowadzona zmiana. Teraz mamy możliwe dwie ścieżki zależne od tego, czy stosowany przez Klienta system ERP potrafi samodzielnie reagować na webhooki.
  2. Jeśli system ERP potrafi reagować na webhooki, pobierać dane z systemu zewnętrznego oraz wysyłać do niego dane przez API, to całość integracji jest wykonywana na poziomie systemu ERP. System ERP na podstawie informacji otrzymanej w ramach webhooków i z wykorzystaniem REST API Hadrone PPM zakłada u siebie obiekty odpowiadające nowym wydatkom zaplanowanym w projekcie (np. MPK, zlecenie kontrolingowe lub element PSP) i aktualizuje wartości obecnych wydatków (jeśli wystąpi taka potrzeba). Po założeniu obiektów informacje o tych obiektach są przesyłane do projektu w Hadrone PPM z wykorzystaniem REST API Hadrone PPM i wprowadzane w odpowiednie miejsca w projekcie (jako identyfikatory zewnętrzne wydatków).
  3. Jeśli system ERP ma dostępne API do komunikacji z systemami zewnętrznymi, ale samodzielnie nie może reagować na webhooki oraz pobierać i wysyłać danych do systemu zewnętrznego (w tym przypadku Hadrone PPM), to wówczas stosowane jest dodatkowo oprogramowanie pośredniczące między Hadrone PPM i systemem ERP (np. Apache Airflow). Rolą tego oprogramowania jest odebranie webhooka wysłanego przez Hadrone PPM, skomunikowanie się z systemem ERP z wykorzystaniem jego API w celu aktualizacji wartości wydatków, założenia odpowiednich obiektów (np. MPK, zlecenia kontrolingowe lub elementy PSP) i odebrania informacji o nowych obiektach oraz finalne wprowadzenie informacji o obiektach założonych w systemie ERP do projektu w Hadrone PPM.

Zamknięcie projektu

Informacja o zamknięciu projektu również często jest przekazywana do księgowości, żeby zablokować możliwość dalszego ewidencjonowania wydatków na taki projekt.

W zależności od potrzeb Klienta oraz możliwości i ograniczeń technicznych powyższy proces może się odbywać ręcznie lub może zostać zautomatyzowany.

Jak wygląda proces realizowany ręcznie?

  1. Po zamknięciu projektu Kierownik projektu (lub inna wskazana osoba) informuje pracownika księgowości, że projekt został zamknięty i prosi o zablokowanie możliwości ewidencjonowania wydatków w systemie ERP na ten projekt.
  2. Pracownik księgowości zamyka / blokuje odpowiednie obiekty w systemie ERP, tym samym blokując możliwość przypisywania wykonanych wydatków do tych obiektów.

Jeśli organizacja uzna, że taka praca ręczna jest zbyt pracochłonna lub błędogenna, to wówczas decyduje się na wprowadzenie integracji między systemami. Jaka jest logika takiej integracji od strony technicznej?

  1. Po zamknięciu projektu oprogramowanie Hadrone PPM wysyła webhooka z informacją o projekcie, który został zamknięty. Teraz mamy możliwe dwie ścieżki zależne od tego, czy stosowany przez Klienta system ERP potrafi samodzielnie reagować na webhooki.
  2. Jeśli system ERP potrafi reagować na webhooki, to całość integracji jest wykonywana na poziomie systemu ERP. System ERP na podstawie informacji otrzymanej w ramach webhooków zamyka / blokuje u siebie obiekty odpowiadające projektowi i wydatkom pochodzącym z tego projektu.
  3. Jeśli system ERP nie może reagować na webhooki, to wówczas stosowane jest dodatkowo oprogramowanie pośredniczące między Hadrone PPM i systemem ERP (np. Apache Airflow). Rolą tego oprogramowania jest odebranie webhooka wysłanego przez Hadrone PPM, skomunikowanie się z systemem ERP z wykorzystaniem jego API w celu zamknięcia / zablokowania obiektów odpowiadających projektowi i wydatkom pochodzącym z tego projektu.

Kto wykonuje i utrzymuje taką integrację?

W zależności od zakresu i reguł integracji oraz wykorzystywanych przez Klienta rozwiązań IT potrzebne będzie zaangażowanie różnych kompetencji, wewnętrznych i zewnętrznych. Klient może wykonać taką integrację samodzielnie (przy naszym wsparciu), zlecić jej wykonanie dostawcy systemu ERP lub firmie wdrażającej oprogramowanie Hadrone PPM. Jeśli Klienci zlecają nam przeprowadzenia takich prac, to zawsze dobieramy partnera technicznego, który zna oprogramowanie Hadrone PPM oraz technologie stosowane przez Klienta.

Warto pamiętać, że integracja między systemami to nie jest jednorazowe wydarzenie. Integracje wymagają prac utrzymaniowych, które obejmują:

  • monitorowanie poprawności funkcjonowania integracji,
  • reagowanie na błędy występujące w procesach integracyjnych,
  • modyfikacje reguł i zakresu integracji wynikające ze zmian wprowadzanych w systemach, które zostały zintegrowane.

W zależności od potrzeb Klienta za utrzymanie integracji może odpowiadać zespół wewnętrzny lub dostawca zewnętrzny.