Oprogramowanie RCP (Rejestracja Czasu Pracy) służy do rejestrowania czasu, który pracownicy poświęcają na różne czynności. Może być w szczególności wykorzystywane do rejestracji czasu pracy w projektach.

Oprogramowanie Hadrone PPM umożliwia raportowanie czasu pracy w projektach, w podziale na kompetencje i osoby, w ramach zleconych zadań i ogólnie na projekt. Po co zatem integrować Hadrone PPM z zewnętrznym systemem RCP?

Najczęściej występują dwa przypadki, które uzasadniają wdrożenie takiej integracji:

  1. Organizacja posiada dedykowany system RCP, w którym jest raportowany czas pracy niezależnie od rodzaju wykonywanych czynności (np. działania operacyjne i zadania w projektach).
  2. Organizacja wykorzystuje inny system do zarządzania zadaniami (np. JIRA), w którym również raportowany jest czas pracy.

Poniżej została opisana przykładowa logika integracji dla obu powyższych przypadków.

Integracja z dedykowanym systemem RCP

Integracja Hadrone PPM z systemem RCP ma za zadanie zapewnić kontekst projektu/elementu harmonogramu projektu podczas raportowania czasu pracy, bez dodatkowej pracy ręcznej. Dzięki temu organizacja będzie mieć informację, czego dotyczy zaraportowany czas pracy (którego projektu i opcjonalnie którego elementu harmonogramu projektu). Może również wyeliminować błędy w raportowaniu czasu pracy wynikające z zaraportowania czasu na projekt/element harmonogramu projektu, w którym dana osoba nie uczestniczy, albo na projekt, który się już skończył lub się jeszcze nie rozpoczął.

System RCP może uzyskać informacje o kontekście projektu/harmonogramu projektu na dwa sposoby:

  1. ad-hoc, w momencie dodawania wpisu czasu pracy przez użytkownika,
  2. w ramach określonego cyklu.

W pierwszym przypadku, gdy użytkownik chce zaraportować czas pracy, to system RCP łączy się z Hadrone PPM, pobiera informacje o projektach, do których jest przypisany dany użytkownik, opcjonalnie o elementach harmonogramów projektów, do których jest przypisany ten użytkownik, a także opcjonalnie o kompetencji, w której może wystąpić dany użytkownik (zakres danych będzie zależał od potrzeb Klienta). Użytkownik wybiera projekt oraz opcjonalnie element harmonogramu projektu i kompetencję, a następnie rejestruje czas pracy. Taki zarejestrowany wpis czasu pracy może też zostać wysłany przez system RCP do projektu w Hadrone PPM, umożliwiając Kierownikowi projektu kontrolę nad zaplanowanym i wykonanym czasem pracy w projekcie w jednym miejscu.

Drugi przypadek (określony cykl) występuje wówczas, gdy system RCP nie ma możliwości łączenia się z Hadrone PPM online podczas dodawania wpisu czasu pracy przez użytkownika w celu pobrania informacji o projekcie i harmonogramie projektu/kompetencji. W takiej sytuacji stosuje się cykliczne (np. raz dziennie, co godzinę) przesyłanie informacji z Hadrone PPM do systemu RCP dotyczących zaangażowania osób w projekty. Samo dodawanie wpisów czasu pracy przez użytkownika odbywa się analogicznie jak w pierwszym przypadku. Przesłanie informacji o zaraportowanym czasie pracy z systemu RCP do projektów w Hadrone PPM może się odbywać tak, jak w pierwszym przypadku (czyli w momencie dodawania danego wpisu czasu pracy) lub dla wszystkich wpisów cyklicznie (np. raz dziennie, w nocy).

Do komunikacji między systemem RCP i Hadrone PPM może zostać wykorzystane REST API Hadrone PPM. Jeśli system RCP nie ma możliwości samodzielnej komunikacji z Hadrone PPM, to wówczas należy zastosować oprogramowanie pośredniczące między systemem RCP i Hadrone PPM (np. Apache Airflow), który zajmie się przesyłaniem danych między systemami, z wykorzystaniem API obu systemów oraz przy zastosowaniu zakresu danych i logiki biznesowej właściwej dla danej organizacji.

Integracja z systemem do zarządzania zadaniami, gdzie rejestrowany jest czas pracy

Integracja Hadrone PPM z zewnętrznym systemem do zarządzania zadaniami, w którym również jest raportowany czas pracy (np. JIRA), ma za zadanie zapewnić kontekst projektu/elementu harmonogramu projektu podczas raportowania czasu pracy, bez dodatkowej pracy ręcznej. Dzięki temu organizacja będzie mieć informację, czego dotyczy zaraportowany czas pracy (którego projektu i opcjonalnie którego elementu harmonogramu projektu). Może również wyeliminować błędy w raportowaniu czasu pracy wynikające z zaraportowania czasu na projekt/element harmonogramu projektu, w którym dana osoba nie uczestniczy, albo na projekt, który się już skończył lub się jeszcze nie rozpoczął.

Logika powiązania zadania i zarejestrowanego na niego czasu pracy w zewnętrznym systemie do zarządzania zadaniami, z projektem w Hadrone PPM będzie bardzo zależna od tego zewnętrznego systemu. Podobnie jak w przypadku systemów RCP, kontekst projektu/harmonogramu projektu może być dostarczany online (podczas rejestrowania czasu pracy) lub cyklicznie.

Do komunikacji między zewnętrznym systemem do zarządzania zadaniami i Hadrone PPM może zostać wykorzystane REST API Hadrone PPM. Jeśli zewnętrzny system do zarządzania zadaniami nie ma możliwości samodzielnej komunikacji z Hadrone PPM, to wówczas należy zastosować oprogramowanie pośredniczące między tym systemem i Hadrone PPM (np. Apache Airflow), który zajmie się przesyłaniem danych między systemami, z wykorzystaniem API obu systemów oraz przy zastosowaniu zakresu danych i logiki biznesowej właściwej dla danej organizacji.

Kto wykonuje i utrzymuje integrację systemu RCP i Hadrone PPM?

Integrację systemu RCP z oprogramowaniem Hadrone PPM najczęściej wykonuje wewnętrzny zespół zajmujący się utrzymaniem i rozwojem tego rozwiązania (lub partner zewnętrzny, któremu powierzono te zadania). Naszą rolą jest wówczas wsparcie tego zespołu w zakresie metod komunikacji z Hadrone PPM (czyli wykorzystanie odpowiednich metod REST API).

Klient może również zlecić nam wykonanie takiej integracji. Wówczas dobieramy partnera technicznego, który zna oprogramowanie Hadrone PPM oraz system RCP wykorzystywany przez Klienta.

Warto pamiętać, że integracja między systemami to nie jest jednorazowe wydarzenie. Integracje wymagają prac utrzymaniowych, które obejmują:

  • monitorowanie poprawności funkcjonowania integracji,
  • reagowanie na błędy występujące w procesach integracyjnych,
  • modyfikacje reguł i zakresu integracji wynikające ze zmian wprowadzanych w organizacji i w systemach, które zostały zintegrowane.

W zależności od potrzeb Klienta za utrzymanie integracji może odpowiadać zespół wewnętrzny lub dostawca zewnętrzny.