Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami, programami i portfelem projektów (PPM), czy też szerzej, wdrożenie/usprawnienie praktyk zarządzania projektami, programami i portfelem projektów wraz ze wspierającym oprogramowaniem PPM, może być traktowane jak każde inne przedsięwzięcie biznesowe, które wymaga określonych nakładów i ma umożliwić osiągnięcie określonych korzyści dla organizacji w zakładanym horyzoncie czasowym (np. w ciągu 3 lat).

Wdrożenie lub poprawa efektywności zarządzania portfelem projektów, programami i projektami może się ograniczyć do wdrożenia samego narzędzia klasy PPM, które zautomatyzuje funkcjonujące już w organizacji praktyki zarządcze i dostarczy nowe możliwości wynikające z funkcjonalności takiego oprogramowania lub jeśli organizacja dotychczas nie pracowała w ten sposób – powinno objąć także pozostałe elementy, takie jak opracowanie/udoskonalenie metodyki/procesów zarządzania projektami, programami i portfelem projektów oraz doskonalenie wiedzy i kompetencji pracowników realizujących i nadzorujących projekty. Warto również pamiętać o zapewnieniu wsparcia dla organizacji w zakresie przeprowadzenia zmiany, która to zmiana najczęściej ma charakter nie tylko techniczny (nowe narzędzie), ale także czysto ludzki (nowe role i odpowiedzialności, nowe metody pracy). Wszystko to należy wziąć pod uwagę, określając zakres projektu wdrożeniowego, aby maksymalizować prawdopodobieństwo osiągnięcia przez organizację oczekiwanych efektów.

 POBIERZ ARKUSZ DO WYLICZENIA ZWROTU Z INWESTYCJI WE WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA PPM

Wzór na zwrot z inwestycji we wdrożenie oprogramowania PPM 

Zwrot z inwestycji we wdrożenie oprogramowania do zarządzania portfelem projektów, programami
i projektami (samo oprogramowanie lub szerzej, wraz z podniesieniem dojrzałości organizacji i kompetencji zespołu) można wyliczyć z wykorzystaniem standardowego wzoru na ROI:

                                     

Przez korzyści rozumiemy wpływy i oszczędności, które uzyska organizacja w wyniku wykorzystania produktów wdrożenia, a przez wydatki – nakłady na zakup i utrzymanie rozwiązania PPM i ewentualnie dodatkowe wydatki związane z przeprowadzeniem zmiany organizacyjnej (metodyka/procesy, doskonalenie kompetencji pracowników, przeprowadzenie procesu zmiany).

Wskaźnik ROI ma jednak swoje ograniczenia. W szczególności nie pozwala uwzględnić kosztu kapitału angażowanego w dane przedsięwzięcie oraz zmiany wartości pieniądza w czasie. W związku z tym, do oceny rentowności wdrożenia oprogramowania do zarządzania portfelem projektów, programami i projektami można zastosować zdyskontowane miary oceny efektywności inwestycji, takie jak NPV, IRR czy zdyskontowany okres zwrotu. Wówczas korzyści będą rozumiane jako wpływy gotówki (cash flow in), a wydatki – wypływy gotówki (cash flow out). Dodatkowo przepływy pieniężne zostaną zdyskontowane.

Niezależnie od zastosowanego podejścia, korzyści i wydatki będą identyfikowane w taki sam sposób i właśnie na identyfikacji elementów składowych do wyliczenia zwrotu z inwestycji  z wdrożenia oprogramowania do zarządzania portfelem projektów, programami i projektami (wraz z ew. zmianami organizacyjnymi) skupimy się w dalszej części tego artykułu.

Identyfikując korzyści, należy pamiętać, że oprócz efektów finansowych takich inwestycji, pojawi się również szereg efektów niemierzalnych, które również warto wziąć pod uwagę przy finalnej ocenie zasadności realizacji takiego przedsięwzięcia.

Korzyści wynikające z wdrożenia

Do typowych obszarów, w których możemy identyfikować korzyści wynikające z wdrożenia oprogramowania do zarządzania portfelem projektów, programami i projektami (samo oprogramowanie lub szerzej, wraz z podniesieniem dojrzałości organizacji i kompetencji zespołu), możemy zaliczyć:

  • zmniejszenie pracochłonności zarządzania projektami, programami i całym portfelem projektów,
  • zwiększenie zwrotu z inwestycji w projekty.

Warto zauważyć, że choć różne systemy PPM wydają się być podobne, to często istotnie się różnią w zakresie bardziej zaawansowanych funkcjonalności, które to funkcjonalności często mają największy wpływ na uzyskiwane korzyści. Przykładowo, dzisiaj praktycznie każde oprogramowanie PPM wspiera automatyczną aktualizację harmonogramu po zmianach w terminach zadań czy kamieni milowych, ale automatyczne prognozowanie wydatków i efektów po zmianach w terminach powiązanych elementów harmonogramu należą już do rzadkości. A jak ktoś pracuje w projekcie z wydatkami lub efektami to dobrze wie, jak wiele czasu zaoszczędzi mu taka automatyzacja.

Poniżej opisano przykładowe korzyści wraz z propozycją ich pomiaru w ramach zmniejszenia pracochłonności zarządzania projektami, programami i całym portfelem projektów.

1. Eliminacja pracochłonności poświęcanej na cykliczne przygotowywanie podsumowania stanu projektu przez Kierownika projektu

Po wdrożeniu oprogramowania Hadrone PPM nie ma potrzeby ręcznego tworzenia raportów dot. stanu realizacji projektu (tzw. one-pager’ów) przez Kierownika projektu, opisujących postęp harmonogramu, wykonanie i prognozę budżetu, rzeczywiste i prognozowane zaangażowanie zespołu, realizację efektów, zidentyfikowane ryzyka, obsługiwane zagadnienia etc. Pracując na co dzień w oprogramowaniu, dane dot. postępów projektów są dostępne on-line dla wszystkich interesariuszy, którzy mają odpowiednie uprawnienia w oprogramowaniu.

Jak to zmierzyć?

Wzór: Średni czas poświęcany na przygotowanie podsumowania stanu projektu przez Kierownika projektu (miesięcznie) * koszt brutto 1 godz. pracy Kierownika projektu * liczba realizowanych projektów w organizacji

Przykład: 2 godz. * 200 zł/godz. * 50 projektów = 20 000 zł miesięcznie. Przy analizie zwrotu z inwestycji w skali 3 lat oszczędności wyniosą 720 000 zł.

2. Redukcja pracochłonności obsługi projektu przez Kierownika projektu

Oprogramowanie Hadrone PPM automatyzuje część pracy, którą bez takiego oprogramowania Kierownik projektu musiałby wykonywać ręcznie. Przykłady automatyzacji:

  • automatyczne przeliczenie całego harmonogramu projektu (w tym w szczególności daty zakończenia i dat poszczególnych kamieni milowych) po aktualizacji terminów realizacji działań w harmonogramie, dzięki powiązaniom między elementami harmonogramu,
  • automatyczne prognozowanie wystąpienia wydatków w czasie po zmianach w harmonogramie projektu, dzięki powiązaniu wydatków z działaniami lub kamieniami milowymi w harmonogramie projektu,
  • automatyczne prognozowanie wystąpienia efektów w czasie po zmianach w harmonogramie projektu, dzięki powiązaniu efektów z działaniami lub kamieniami milowymi w harmonogramie projektu,
  • automatyczne wyliczanie NPV projektu, zarówno bazowego, jak i szacowanego, uwzględniając przesunięcia w czasie i zmianę wartości wydatków i efektów,
  • automatyczne wykrywanie nieaktualnych elementów harmonogramu projektu i podpowiadanie Kierownikowi projektu, które elementy harmonogramu wymagają aktualizacji,
  • automatyczne przypominanie o zbliżających się terminach kamieni milowych lub działań z harmonogramu projektu, a także o opóźnieniach.

Jak to zmierzyć?

Wzór: Średnia oszczędność czasu poświęcanego na aktualizację stanu projektu przez Kierownika projektu (tygodniowo) * średnio 4 tygodnie w miesiącu * koszt brutto 1 godz. pracy Kierownika projektu * liczba realizowanych projektów w organizacji

Np. 4 godz. tygodniowo * 4 tygodnie w miesiącu * 200 zł/godz. * 50 projektów = 80 000 zł miesięcznie. Przy analizie zwrotu z inwestycji w skali 3 lat oszczędności wyniosą 5 880 000 zł.

3. Redukcja pracochłonności wynikającej z automatycznego importu wydatków i zobowiązań z systemu księgowego

Po wdrożeniu oprogramowania Hadrone PPM wraz z integracją z systemem księgowym i ew. systemem zakupowym, informacje o wydatkach realizowanych w projektach (np. faktury za zrealizowane usługi i dostarczone produkty/materiałów) oraz zobowiązaniach finansowych zaciąganych w projektach będą widoczne automatycznie w projekcie, stąd kierownik projektu nie będzie musiał tracić czasu na przełączanie się między systemami, wyszukiwanie odpowiednich informacji i prowadzenie „własnej” wersji budżetu projektów w Excelu, żeby zapanować zarówno nad zamówieniami wysłanymi do dostawców, jak i rzeczywistymi wydatkami poniesionymi w projekcie.

Jak to zmierzyć?

Wzór: Średni czas poświęcany na zbieranie informacji finansowych o projekcie z innych źródeł przez Kierownika projektu (miesięcznie) * koszt brutto 1 godz. pracy Kierownika projektu * liczba realizowanych projektów w organizacji

Np. 2 godz. * 200 zł/godz. * 50 projektów = 20 000 zł miesięcznie. Przy analizie zwrotu z inwestycji w skali 3 lat oszczędności wyniosą 720 000 zł.

4. Redukcja pracochłonności dotyczącej monitorowania projektów

Po wdrożeniu oprogramowania Hadrone PPM monitorowanie stanu projektów jest dużo mniej pracochłonne. Dane dotyczące odchyleń od planów bazowych w zakresie terminów, wydatków, zasobów i efektów są dostępne on-line, z możliwością szybkiego dotarcia do tych projektów, w których odchylenia są na tyle istotne, że wymagają podjęcia decyzji zarządczych (np. zmiana terminów, zmiana budżetu, zmiana zakresu etc.). Dzięki standaryzacji informacji o postępach projektów oszczędzamy czas związany z ich monitorowaniem – nie jest potrzebne przeglądanie szczegółowe poszczególnych projektów, czy też organizowanie spotkań przeglądowych z Kierownikami projektów. Skupiamy się tylko na tych projektach, które rozwijają się inaczej niż planowaliśmy i poświęcamy czas na zrozumienie odchyleń i ograniczenie ich negatywnego wpływu.

Jak to zmierzyć?

Wzór: Średnia oszczędność czasu poświęcanego na monitorowanie projektów przez jedną osobę (tygodniowo) * średnio 4 tygodnie w miesiącu * koszt brutto 1 godz. pracy osoby nadzorującej projekty * liczba osób nadzorujących projekty

Np. 4 godz. tygodniowo * 4 tygodnie w miesiącu * 200 zł/godz. * 2 osoby = 6 400 zł miesięcznie. Przy analizie zwrotu z inwestycji w skali 3 lat oszczędności wyniosą 230 400 zł.

Druga grupa korzyści wynika z zapewnienia większego zwrotu z inwestycji w projekty:

1. Lepsze pomysły na projekty

Oprogramowanie Hadrone PPM wspiera zbudowanie portfela projektów, który będzie obejmował najbardziej wartościowe projekty i będzie możliwy do realizacji przy określonych ograniczeniach finansowych i zasobowych, dzięki wykorzystaniu poniższych funkcjonalności:

  • wiązanie projektów z celami strategicznymi,
  • automatyczne wyliczanie planowanego zwrotu z inwestycji (planowana wartość NPV), bazując na zaplanowanych wydatkach i spodziewanych efektach,
  • priorytetyzacja projektów z wykorzystaniem oceny scoringowej,
  • planowanie i dopasowanie portfela projektów uwzględniając dostępność środków finansowych
    i kompetencji (zasobów ludzkich).

Jak to zmierzyć?

Przeprowadzenie analizy historycznej (np. ostatnie 3 lata) lub wnioskowania na przyszłość (np. na kolejne 3 lata), co pozwoli oszacować:

  • zaoszczędzone wydatki na projekty, które nie zostały uruchomione, ponieważ nie posiadały odpowiedniego uzasadnienia biznesowego,
  • większe przychody i inne korzyści dla organizacji, dzięki realizacji projektów najlepiej dopasowanych do celów, potrzeb i możliwości danej organizacji.

2. Maksymalizacja korzyści wynikających z projektów

Oprogramowanie Hadrone PPM pomaga w podejmowanie lepszych decyzji dot. bieżącego sterowania całym portfelem projektów, dzięki:

  • dostępowi on-line do wiarygodnych informacji o stanie wszystkich projektów,
  • informowaniu z wyprzedzeniem o spodziewanych odchyleniach od:
    • terminu zakończenia projektu,
    • terminów osiągnięcia kamieni milowych,
    • zaplanowanego budżetu projektu,
    • zaplanowanej pracochłonności projektu,
    • oczekiwanych efektów poprojektowych,
  • informowaniu o wpływie ryzyk pojawiających się w projektach na terminy, budżety
    i pracochłonność projektów,
  • automatycznemu wyliczaniu prognozowanego zwrotu z inwestycji (szacowana wartość NPV), w tym identyfikacji projektów, których uzasadnienie biznesowe jest zagrożone,
  • identyfikowaniu wąskich gardeł zasobowych (porównywanie dostępności kompetencji i ich wykorzystania w projektach) i wpływu niedostępności kompetencji na opóźnienia w projektach,
  • monitorowaniu realizacji strategii (postęp realizacji celów, zrealizowane i prognozowane wartości KPI), w powiązaniu z realizowanymi projektami.

Jak to zmierzyć?

Przeprowadzenie analizy historycznej (np. ostatnie 3 lata) lub wnioskowania na przyszłość (np. na kolejne 3 lata), co pozwoli oszacować:

  • dodatkowe przychody i oszczędności, uzyskane dzięki redukcji opóźnień w realizacji projektów oraz minimalizacji przekroczeń budżetów,
  • oszczędności wynikające z braku kontynuacji projektów (albo przynajmniej braku zwiększania budżetów projektów), które utraciły uzasadnienie biznesowe.

Wydatki związane z wdrożeniem i utrzymaniem

Wdrożenie oprogramowania PPM wiąże się zarówno z kosztami jednorazowymi, jak i wsparciem powdrożeniowym. Opracowując uzasadnienie biznesowe dla takiego wdrożenia, warto przeanalizować wszystkie źródła kosztów, zarówno zewnętrzne (zaangażowanie dostawcy), jak i wewnętrzne (zaangażowanie naszego zespołu i wykorzystanie własnej infrastruktury IT), aby właściwie porównać dostępne rozwiązania.

W ramach wydatków wymaganych do wdrożenia i późniejszego utrzymania oprogramowania do zarządzania portfelem projektów, programami i projektami (samo oprogramowanie lub szerzej, wraz z podniesieniem dojrzałości organizacji i kompetencji zespołu) należy więc przeanalizować i uwzględnić:

  • koszty licencji wraz z aktualizacjami (nowe wersje),
  • koszty infrastruktury IT,
  • koszty wsparcia dostawcy dot. wdrożenia oprogramowania,
  • koszty wsparcia dostawcy dot. rozwoju oprogramowania,
  • koszty wewnętrzne dot. wdrożenia oprogramowania,
  • koszty wsparcia dostawcy we wdrożeniu organizacyjnym,
  • koszty wsparcia powdrożeniowego dla oprogramowania.

Poniżej zostały omówione poszczególne grupy kosztów, aby pomóc w identyfikacji ich pozycji składowych.

1. Koszty licencji wraz z aktualizacjami (nowe wersje)

W przypadku oprogramowania zazwyczaj kupujemy nie tylko jego obecną wersję, ale także prawo do nowych wersji (tzw. aktualizacje, z ang. software assurance), które zostaną opublikowane przez producenta oprogramowania w określonym czasie. Te nowe wersje dotyczą zarówno zmian funkcjonalnych, jak i zmian technicznych, w tym związanych z zapewnieniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oprogramowania.

W zależności od modelu wykorzystywania oprogramowania (u siebie – On-Premises lub w chmurze – SaaS) opłata dotyczy licencji czasowej lub dostępu czasowego do oprogramowania w chmurze. W przypadku oprogramowania Hadrone PPM również są dostępne obie opcje (On-Premises i SaaS), a dostęp do nowych wersji (tzw. aktualizacje) jest wliczony w cenę.

2. Koszty infrastruktury IT

W przypadku korzystania z oprogramowania PPM w chmurze (model SaaS) koszty infrastruktury IT są po stronie dostawcy oprogramowania, więc nie uwzględniamy ich w wyliczeniach.

Jeśli oprogramowanie ma być instalowane na infrastrukturze Klienta (model On-Premises), to należy uwzględnić koszty takiej infrastruktury. W zależności od rodzaju technologii wykorzystywanej przez oprogramowanie PPM infrastruktura może obejmować:

  • serwery fizyczne lub wirtualne,
  • bazę danych,
  • inne oprogramowanie pośredniczące.

Oprogramowania Hadrone PPM wykorzystuje standardową infrastrukturę IT (Windows Server + baza danych MS SQL) i nie wymaga ponoszenia kosztów licencyjnych na inne komponenty środowiska IT firm trzecich.

3. Koszty wsparcia dostawcy dot. wdrożenia oprogramowania

Zdarzają się klienci, którzy po przeprowadzeniu pilotażu czują się tak swobodnie w oprogramowaniu Hadrone PPM, że decydują się na samodzielne wdrożenie, ale są w mniejszości.

Zdecydowana większość klientów oczekuje zaangażowania Dostawcy lub jego Partnera do wsparcia wdrożenia i transferu wiedzy, umożliwiającego późniejsze samodzielne wykorzystywanie i dostosowywanie oprogramowania do swoich potrzeb.

Zakres wsparcia Dostawcy przy wdrożeniu może być różny, stąd też różne będą koszty tego wsparcia. W przypadku oprogramowania Hadrone PPM podstawowy pakiet wsparcia wdrożenia obejmuje:

  • wsparcie przy instalacji oprogramowania (model On-Premises) lub uruchomienie oprogramowania w chmurze (model SaaS),
  • analiza i konfiguracja oprogramowania,
  • przygotowanie materiałów szkoleniowych,
  • przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników.

Dodatkowe usługi wdrożeniowe mogą objąć migrację obecnych projektów, zbudowanie dedykowanych integracji z innymi systemami (np. ERP, zakupy), czy też zaprojektowanie i wdrożenie hurtowni danych wraz procesami zasilania danymi i dedykowanymi raportami oraz pulpitami menedżerskimi.

4. Koszty wsparcia dostawcy dot. rozwoju oprogramowania 

W przypadku oprogramowania gotowego (pudełkowego), jakim jest Hadrone PPM, takie koszty nie wystąpią.

W przypadku oprogramowania typu „platforma” należy uwzględnić koszty prac dostawcy związane z dostosowaniem i rozwojem oprogramowania pod potrzeby Klienta zarówno przy inicjalnym wdrożeniu, jak i w trakcie późniejszego użytkowania.

W przypadku oprogramowania gotowego w ramach opłaty licencyjnej Klient otrzymuje najczęściej także dostęp do wszystkich nowych wersji oprogramowania (tak jest w przypadku oprogramowania Hadrone PPM). Natomiast w przypadku oprogramowania platformowego każda zmiana/nowa funkcjonalność wymaga zaangażowania dostawcy i ponoszenia dodatkowych kosztów na zaprojektowanie, zbudowanie i przetestowanie takiej zmiany.

Koszty wsparcia dostawcy dotyczące rozwoju oprogramowania typu „platforma” często stanowią większość budżetu wdrożenia, więc tym bardziej należy je dobrze przeanalizować i uwzględnić w wyliczeniach.

5. Koszty wsparcia dostawcy we wdrożeniu organizacyjnym 

Wdrożenie oprogramowania PPM to nie tylko zmiana techniczna, ale również organizacyjna, dotykająca wielu interesariuszy z różnych obszarów organizacji (zarząd i menedżerowie biznesowi, biuro projektów, strategia, finanse, inwestycje, HR, IT, kierownicy projektów i członkowie zespołów projektowych).

Bez właściwego „osadzenia” oprogramowania PPM w organizacji, jego wdrożenie może się nie udać – oprogramowanie zostanie „zainstalowane”, ale organizacja nie będzie widziała w nim wartości i po jakimś czasie przestanie z niego korzystać.

W związku z tym w ramach wdrożenia należy koniecznie zaopiekować organizacyjną i ludzką stronę wdrożenia (komunikacja, opracowanie/modyfikacja metodyki/procesów zarządzania projektami, programami i portfelem projektów, nowe role i odpowiedzialności). Jeśli będzie wymagane do tego wsparcie zewnętrze, to w ramach wyliczeń należy uwzględnić koszty takiego wsparcia.

6. Koszty wewnętrzne dot. wdrożenia oprogramowania

Koszty wewnętrzne ponoszone przez Klienta, rozumiane jako czas pracy zespołu Klienta, będą się istotnie różnić w zależności od tego, czy zostało wybrane oprogramowanie gotowe, czy też platforma.

W przypadku oprogramowania gotowego (takiego jak Hadrone PPM) zaangażowanie zespołu po stronie Klienta można łatwo zaplanować – wynika ono z metody wdrożenia, która w naszym przypadku jest wystandaryzowana i powtarzalna. W związku z tym, iż praca z zespołem Klienta skupia się na odpowiednim skonfigurowaniu istniejących już funkcjonalności oprogramowania, wymagane zaangażowanie Klienta jest wielokrotnie mniejsze, niż w przypadku wdrożenia oprogramowania typu platforma.

W tym drugim przypadku (oprogramowanie „platforma”) zespół Klienta jest dodatkowo angażowany do analizy, projektowania oraz finalnie testowania dostarczonego rozwiązania. Są to często istotne koszty, które dodatkowo trudno precyzyjnie oszacować przed wdrożeniem.

7. Koszty wsparcia powdrożeniowego dla oprogramowania 

Koszty wsparcia powdrożeniowego najczęściej są opcjonalne i mogą obejmować:

  • wsparcie techniczne (SLA),
  • wsparcie merytoryczne dla użytkowników,
  • pozostałe wsparcie, rozliczane wg użycia.

Wsparcie techniczne (tzw. SLA – Service Level Agreement) ma za zadanie zapewnić, że w przypadku awarii oprogramowania lub wykrycia podatności dot. bezpieczeństwa, dostawca usunie błąd/podatność w określonym czasie. Im wyższa waga takiego problemu, tym krótszy jest oczekiwany czas rozwiązania. Dostawcy mają najczęściej standardową ofertę dot. czasu reakcji i czasów rozwiązań, która wynika z krytyczności danego oprogramowania dla organizacji.

Wsparcie merytoryczne dla użytkowników nie dotyczy kwestii technicznych, lecz funkcjonalności oprogramowania. Takie wsparcie jest przydatne w szczególności w pierwszym okresie po wdrożeniu, kiedy to organizacja jeszcze uczy się nowego rozwiązania i chce mieć zagwarantowane wsparcie dostawcy. To wsparcie może być rozliczane zgodnie z poświęconym czasem konsultanta Dostawcy lub w formie ryczałtu. W tym drugim przypadku Klient ponosi stałą opłatę i w ramach niej może zadawać dowolną liczbę pytań merytorycznych, na które dostawca będzie odpowiadał, bez rozliczania czasu pracy poświęconego na takie odpowiedzi.

Dodatkowo czasami Klienci gwarantują sobie w umowie określony pakiet godzin/dni pracy konsultanta Dostawcy przeznaczony na inne, nieprzewidziane potrzeby, np. dodatkowe szkolenia dla użytkowników, wsparcie przy integracjach etc. Tego typu wsparcie jest rozliczane w trybie Time&Material, czyli zgodnie z rzeczywistym zaangażowaniem Dostawcy i po ustalonej stawce.

W zależności od potrzeb organizacji w wyliczeniach zwrotu z inwestycji należy uwzględnić szerszy lub węższy zakres wsparcia powdrożeniowego.

W celu ułatwienia wyliczenia zwrotu z inwestycji we wdrożenie oprogramowania PPM przygotowaliśmy gotowy arkusz, który możesz pobrać poniżej:

 POBIERZ ARKUSZ DO WYLICZENIA ZWROTU Z INWESTYCJI WE WDROŻENIE OPROGRAMOWANIA PPM