Jednym z najskuteczniejszych narzędzi, które pomagają w planowaniu, monitorowaniu oraz analizie wydatków, są kategorie wydatków. W niniejszym materiale przedstawimy Wam do czego służą kategorie wydatków, zarówno w projekcie jak i w portfelu projektów oraz zaprezentujemy, w jaki sposób Administrator Systemu definiuje w konfiguracji kategorie globalnie dostępne do przypisania we wszystkich projektach.

Zalety kategorii wydatków

  1. Efektywne zarządzanie budżetem - kategorie wydatków pozwalają na monitorowanie wydatków na różnych poziomach, od szczegółowych analiz kosztów w danym projekcie, po ogólne przeglądy budżetu całego portfela projektów.
  2. Szybka analiza – dzięki przypisaniu wydatków do określonych kategorii, możliwe jest natychmiastowe sprawdzenie, ile pieniędzy zostało zaplanowane i wydane w poszczególnych kategoriach. Ułatwia to kontrolę nad finansami i pomaga w szybkim wykrywaniu odchyleń od planu bazowego.
  3. Lepsze planowanie – zarządzanie projektami z kategoriami wydatków pozwala łatwiej kontrolować, które obszary projektu są bardziej kosztowne, a które mniej.

Rola Administratora Systemu

To Administrator Systemu odpowiada za skonfigurowanie kategorii wydatków dostępnych do użytku we wszystkich projektach (należy posiadać specjalne uprawnienie, aby utworzyć i modyfikować taką konfigurację). W konfiguracji, osoba posiadająca właściwe uprawnienia może ustawić:

  • Nazwę kategorii lub podkategorii wydatku.
  • Typ wydatku (CAPEX, OPEX).
  • Zdefiniowany okres amortyzacji.
  • Identyfikator zewnętrzny, który ułatwia automatyczne przypisanie wydatków pochodzących z systemów księgowych (w przypadku, gdy organizacja zdecydowała się na import wydatków z systemu księgowego).

Podsumowanie

Kategorie wydatków są nieocenionym narzędziem dla osób zarządzających projektami, ponieważ pozwalają na skuteczne zarządzanie, kontrolę i analizę budżetu. Administrator Systemu, poprzez odpowiednią konfigurację, może ułatwić dostęp do predefiniowanych kategorii, które umożliwią szybkie i efektywne przypisywanie wydatków. Dzięki temu kierownicy projektów mogą lepiej panować nad budżetem, a cała organizacja zyskuje na przejrzystości finansowej.