W poprzednim artykule opisałem, w jaki sposób można zaplanować strategię, uwzględniając dekompozycję celów strategicznych, wskaźniki celów i powiązane projekty, wymagane do realizacji tych celów.
W tym artykule skupię się na tym w jakim sposób można raportować postępy realizacji strategii
i monitorować stan realizacji poszczególnych celów, uwzględniając w szczególności postępy projektów powiązanych z tymi celami oraz realizację wskaźników celów (KPI).
Zastanawiając się nad tym, w jaki sposób raportować i monitorować strategię warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:
- Na jakiej podstawie będziemy oceniać postęp realizacji celów strategicznych?
- Jak często będziemy dostarczać dane o postępach realizacji celów i oceniać stan ich realizacji?
- Na czym będzie polegać monitorowanie realizacji strategii?
Jak oceniać postęp realizacji celów strategicznych?
Ocena postępów w realizacji celu strategicznego opiera się na ustaleniu, w jakim % cel został już zrealizowany i jaki jest status danego celu (Zgodnie z planem, Opóźniony, Zagrożony). Dodatkowo uzupełniany jest opis, który pozwala zrozumieć dokonaną ocenę realizacji celu (por. rys. 1).
Rysunek 1. Ocena realizacji celu.
Rys. 1. Ocena realizacji celu w oprogramowaniu Hadrone PPM
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Taka ocena może wynikać jedynie z subiektywnej oceny osoby odpowiedzialnej za realizację określonego celu lub dodatkowo może bazować na:
- postępie realizacji projektów powiązanych z danym celem,
- postępie realizacji wskaźników danego celu (KPI).
Uwzględnienie projektów w ocenie realizacji celu wymaga dostarczenia informacji o bieżącym zaawansowaniu (postępie realizacji) każdego z projektów oraz uwzględnienia wagi danego projektu w ocenie realizacji danego celu (por. rys. 2).
Rysunek 2. Postęp realizacji celu i postępy realizacji powiązanych projektów.
Rys. 2. Postęp realizacji celu i postępy realizacji powiązanych projektów w Hadrone PPM
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Z kolei uwzględnienie wskaźników w ocenie realizacji celu wymaga dostarczenia informacji o bieżącym zaawansowaniu (postępie realizacji) każdego ze wskaźników, z opcjonalną informacją o prognozowanych wartościach wskaźników (zarówno liczbowych, jak i opisowych) oraz uwzględnienia wagi danego wskaźnika w realizacji danego celu (por. rys. 3 oraz rys. 4a i 4b).
Rysunek 3. Postęp realizacji celu i postępy realizacji powiązanych wskaźników.
Rys. 3. Postęp realizacji celu i postępy realizacji powiązanych wskaźników w Hadrone PPM
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Rysunek 4a. Raportowanie wartości wskaźników (tabela).
Rys. 4a. Raportowanie wartości wskaźników (tabela) w Hadrone PPM
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Rysunek 4b. Raportowanie wartości wskaźników (wykres).
Rys. 4b. Raportowanie wartości wskaźników (wykres) w Hadrone PPM
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Jak często dostarczać dane o postępach realizacji celów i oceniać stan ich realizacji?
Każda organizacja przyjmuje pewien cykl (np. miesięczny, kwartalny, półroczny lub roczny), w którym będzie zbierać informacje o postępach realizacji strategii. Ten cykl określa się zazwyczaj już na etapie planowania strategii.
Samo raportowanie postępów realizacji celów może się odbywać częściej (np. co miesiąc, albo nawet każdego dnia, jeśli dane są napełniane automatycznie), ale właśnie w tym cyklu (np. kwartalnym lub półrocznym) dane o postępie realizacji celów będą podsumowywane i analizowane.
Na rysunku 5. zaprezentowano wpisy aktualizacyjne dot. postępów realizacji celu (miesięczne), a na rysunku 6. - podsumowanie stanu realizacji celu na koniec okresu raportowego (w tym przypadku jest to kwartał).
Rysunek 5. Wpisy aktualizacyjne dot. postępów realizacji celu.
Rys. 5. Wpisy aktualizacyjne dot. postępów realizacji celu w Hadrone PPM
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Rysunek 6. Podsumowanie stanu realizacji celu strategicznego na koniec okresu raportowego.
Rys. 6. Podsumowanie stanu realizacji celu strategicznego na koniec okresu raportowego
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
W efekcie będziemy znać stan realizacji każdego z celów na koniec każdego okresu (np. kwartału, półrocza lub roku) oraz będziemy w stanie przeanalizować jak ten stan zmieniał się w czasie (z dowolną szczegółowością).
Jak monitorować realizację strategii?
Monitorowanie realizacji strategii bazuje na informacjach o postępie realizacji celów i celów składowych (por. rys. 7).
Rysunek 7. Monitorowanie realizacji strategii.
Rys. 7. Monitorowanie realizacji strategii w Hadrone PPM
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Dla każdego celu możemy szybko sprawdzić, jaki jest jego status (postęp %, stan i opis), czy do celu są przypisane jakieś wskaźniki (KPI) oraz projekty i kto jest odpowiedzialny za realizację danego celu. Filtry pozwalają szybko dotrzeć do celów, które wymagają naszej atencji (np. opóźnione lub zagrożone), mają określony stopień realizacji (%) lub do celów przypisanych do określonej osoby (menedżer).
W trakcie monitorowania realizacji strategii zawsze możemy szybko przejść do szczegółów danego celu, żeby zrozumieć jego zakres, osoby odpowiedzialne, powiązane wskaźniki i projekty oraz dotychczasowe postępy realizacji danego celu (por. rys. 8).
Rysunek 8. Monitorowanie realizacji strategii - szczegóły celu.
Rys. 8. Monitorowanie realizacji strategii - szczegóły celu
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)
Skuteczne monitorowanie realizacji strategii wymaga podjęcia decyzji, na jakiej podstawie będziemy oceniać postępy realizacji poszczególnych celów strategicznych (tylko subiektywnie, czy także uwzględniając postępy powiązanych projektów i wskaźników) oraz określenia cyklu, zgodnie z którym postępy realizacji celów będą raportowane i analizowane. Warto również przemyśleć sposób dostarczania danych o postępach (w szczególności wykonane i prognozowane wartości wskaźników), w tym integracje z posiadanymi już systemami, aby ograniczyć pracę ręczną związaną z utrzymaniem bieżącego stanu realizacji celów.
Jeśli koncepcja planowania i raportowania celów strategicznych opisana w tym i w poprzednim artykule „Planowanie strategii w powiązaniu z portfelem projektów” zainteresowała Ciebie to zapraszamy do kontaktu (www.hadrone.com) - chętnie pokażemy „na żywo” jak można zarządzać strategią Twojej organizacji w oprogramowaniu Hadrone PPM, w powiązaniu z projektami i wskaźnikami realizacji celów.
