Zarządzanie uzasadnieniem biznesowym projektu

Uzasadnienie biznesowe projektu jest jednym z głównych elementów praktycznie wszystkich metod i dobrych praktyk zarządzania projektami, zarówno kaskadowych, jak i zwinnych. W praktyce jednak jest to jedno z trudniejszych pryncypiów do stosowania. W tym artykule omówię sposób tworzenia i rolę uzasadnienia biznesowego projektu zarówno podczas przygotowywania projektu, jak i w trakcie jego realizacji.

Czym jest uzasadnienie biznesowe projektu?

Co do zasady każdy projekt realizowany przez organizację powinien być uzasadniony biznesowo. Zasadność biznesowa zależeć będzie zarówno od efektywności finansowej projektu, jak i od stopnia dopasowania do strategii organizacji.

Może się zdarzyć sytuacja, w której planowany projekt nie zapewnia pozytywnego zwrotu z inwestycji, ale realizuje istotne cele biznesowe i również możemy uznać go za uzasadniony biznesowo. Natomiast odwrotna sytuacja nie powinna mieć już miejsca – czyli nie będzie zasadny biznesowo projekt, który jest opłacalny finansowo, ale nie jest dopasowany do strategii organizacji. Wówczas bowiem rozpraszalibyśmy nasze siły i środki na poboczną działalność, zaniedbując realizację najważniejszych celów naszej organizacji.

Najczęściej przez uzasadnienie biznesowe projektu rozumie się jego opłacalność biznesową (czyli aspekt finansowy), ale nie zawsze tak musi być. Część projektów jest realizowana nawet jeśli jest nieopłacalna finansowo, czyli zwrot z inwestycji jest negatywny lub w ogóle nie można go policzyć (tylko wydajemy, ale nie zarabiamy). Do takich projektów można zaliczyć projekty regulacyjne – ich realizacja jest konieczna do utrzymania funkcjonowania biznesu, lub do unikania ponoszenia kar. Tutaj też można dyskutować, bo czasami organizacji może bardziej się „opłacać” zapłacić karę, niż dostosowywać się do regulacji (np. kwestia dostosowania posiadanych rozwiązań IT do zmieniających się przepisów prawa w działalności, która w najbliższym czasie będzie wygaszana).

W jakiej formie przygotować uzasadnienie biznesowe projektu?

Uzasadnienie biznesowe projektu najczęściej ma formę opisową, w której wyjaśnia się, dlaczego projekt jest ważny dla organizacji (w szczególności które cele strategiczne organizacji wspiera) i w konsekwencji dlaczego powinien być realizowany. Taka forma jest bardzo często stosowana, ale jednocześnie jest ona niewystarczająca do właściwej oceny projektu zarówno przy jego zatwierdzaniu do realizacji, jak i w trakcie monitorowania projektów już realizowanych.

Oprócz formy opisowej uzasadnienie biznesowe powinno obejmować:

• zestawienie przepływów finansowych w projekcie,
• wskaźnik finansowy, pozwalający zmierzyć zwrot z inwestycji.

Zestawienie przepływów finansowych w projekcie obejmuje wypływy i wpływy gotówki w czasie wraz z bilansem całego projektu.

Wypływy gotówki obejmują wydatki, jakie będziemy ponosić w projekcie (np. zakup infrastruktury, aplikacji, usług zewnętrznych) oraz negatywne efekty poprojektowe na określony przez organizację okres (np. koszty utrzymania wdrożonego rozwiązania przez okres 3 lat). Czasami w wypływach gotówki uwzględnia się także koszty wewnętrzne, do których mogą należeć koszty pracy naszych pracowników zaangażowanych w projekt lub koszty usług świadczonych przez inne części naszej organizacji (np. koszty utrzymania infrastruktury wykorzystywanej do rozwoju i testowania oprogramowania w trakcie projektu).

Wpływy gotówki to planowane przychody lub oszczędności, które zostaną osiągnięte dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu produktów projektu. Takie wpływy najczęściej pojawiają się po projekcie, choć czasami także w trakcie jego realizacji (np. w projekcie realizowanym dla klienta zewnętrznego, który płaci na bieżąco za produkty dostarczone w projekcie).

Bilans projektu pozwala z kolei zrozumieć saldo przepływów pieniężnych w czasie, uwzględniając wypływy i wpływy gotówki w poszczególnych okresach (lata, kwartały, miesiące).

Dane dotyczące przepływów pieniężnych w projekcie posłużą finalnie do wyliczenia wskaźnika finansowego, który uwzględni zarówno te przepływy, jak i koszt kapitału wykorzystywany do finansowania projektu. Jednym z najczęściej wykorzystywanych wskaźników do oceny zwrotu z inwestycji w projektach jest NPV (Net Present Value). Wartość dodatnia NPV oznaczać będzie, że projekt jest finansowo opłacalny (im większa jego wartość, tym projekt odznacza się większym zwrotem z inwestycji), a wartość ujemna oznacza, że projekt jest nieopłacalny finansowo.

Do czego jest wykorzystywane uzasadnienie biznesowe?

Uzasadnienie biznesowe jest najczęściej wykorzystywane podczas przygotowania i zatwierdzania projektu do realizacji. Jego rola jest jednak bardzo ważna (i często niedoceniana) także w trakcie realizacji projektu.

W ramach przygotowania projektu gromadzone są w szczególności dane pozwalające opracować uzasadnienie biznesowe projektu. Tak jak wspomniałem wyżej, jest to zarówno część opisowa, jak i liczbowa związana z przepływami finansowymi i zwrotem z inwestycji.

Na Rys. 1 zaprezentowano przykładowy bilans projektu, którego realizacja jeszcze się nie rozpoczęła.

Rys. 1. Bilans projektu w przygotowaniu
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)

Wartość NPV w tym projekcie wynosi 2 544 591,86 zł, więc przy założeniu, iż ten projekt jest także dopasowany do strategii organizacji, może on uzyskać pozytywną decyzję o realizacji. Napisałem może, a nie uzyska, ponieważ przed finalnym zatwierdzeniem projektów do realizacji często jest przeprowadzane bilansowanie portfela projektów, w ramach którego z projektów zasadnych biznesowo wybierane są te, które jednocześnie są możliwe do realizacji uwzględniając dostępne zasoby finansowe i ludzkie, ale to już temat na oddzielny artykuł.

Rola uzasadnienia biznesowego nie kończy się w momencie zatwierdzenia projektu do realizacji. Bardzo ważne jest również monitorowanie zasadności biznesowej projektu także w trakcie jego realizacji, aby mieć pewność, że nie tylko nowe, ale także realizowane projekty są cały czas zasadne.

Na Rys. 2 zaprezentowano przykładowy bilans projektu będącego w realizacji.

Rys. 2. Bilans projektu w realizacji
Źródło: oprogramowanie Hadrone PPM (www.hadrone.com)

W trakcie realizacji projektu możemy monitorować odchylenia od planu bazowego uwzględniając wartości wykonane i szacowane. Dotyczy to zarówno wydatków na realizację projektu, jak i korzyści oraz niekorzyści, których się spodziewamy w wyniku realizacji projektu.

Monitorowanie uzasadnienia biznesowego projektu w trakcie realizacji będzie obejmować nie tylko odchylenia od planów w zakresie wydatków, na czym najczęściej się koncentrujemy – wydamy więcej lub mniej. Bardzo ważne jest również monitorowanie efektów projektów, ponieważ projekt może stracić swoją zasadność także wówczas, gdy będzie realizowany w budżecie, ale otoczenie mogło wpłynąć negatywnie na możliwość osiągnięcia oczekiwanych korzyści (np. konkurencja wcześniej wprowadziła podobny produkt), lub na możliwość dotrzymania oczekiwanych niekorzyści (np. istotny wzrost kosztów utrzymania budowanego rozwiązania).

Dodatkowo, jeśli stosujemy wskaźniki do oceny zwrotu z inwestycji (np. NPV), bardzo ważne będą nie tylko wartości przepływów pieniężnych, ale także ich rozłożenie w czasie. NPV może okazać się negatywne także w sytuacji, gdy wartości wydatków i efektów się nie zmienią, ale na przykład ze względu na wydłużenie realizacji projektu efekty osiągniemy z opóźnieniem.

Z perspektywy organizacji bardzo ważne jest, abyśmy mieli dostępne takie informacje na bieżąco, aby móc podejmować decyzje dotyczące w szczególności kontynuacji realizacji określonych projektów, bazując na bieżącym uzasadnieniu biznesowym projektów.

Zarządzanie zmianą w uzasadnieniu biznesowym projektu

Uzasadnienie biznesowe projektu, zarówno jego część opisowa, jak i przepływy pieniężne, podlega procesowi zarządzania zmianą w planie bazowym projektu. Ze względu na fundamentalne znaczenie uzasadnienia biznesowego kierownik projektu nie może go zmieniać samodzielnie, lecz zawsze powinien uzyskiwać na to zgodę.

Dodatkowo, przed zatwierdzeniem zmiany w uzasadnieniu biznesowym dla projektu w realizacji, wymagana jest weryfikacja bieżącego uzasadnienia w formie liczbowej. Może się bowiem okazać, że bilans projektu lub wartość NPV są już negatywne i dalsze zwiększanie budżetu lub przesuwanie osiągania efektów w czasie nie powinno być już akceptowalne.

Wsparcie systemowe dla zarządzania uzasadnieniem biznesowym projektu

Systemy do zarządzania projektami i portfelem projektów (takie jak Hadrone PPM) umożliwiają automatyzację wyliczania uzasadnienia biznesowego projektu, w poniższym zakresie:

• automatyczne przeliczanie wykorzystania kompetencji (zasobów) na wydatki w projekcie,
• automatyczne prognozowanie wystąpienia wydatków i efektów po przesunięciach w harmonogramach projektów,
• automatyczne wyliczanie bilansu projektu (bazowego, wykonanego i szacowanego),
• automatyczne wyliczanie bazowych i szacowanych wartości wskaźników finansowych (np. NPV) wraz z ich monitorowaniem na poziomie projektu i całego portfela projektów.

W konsekwencji zmniejsza się pracochłonność przygotowania i aktualizacji projektu dla kierownika projektu, a organizacja otrzymuje wiarygodne dane na bieżąco, pozwalające na podejmowanie odpowiednich decyzji.

Podsumowanie

Zarządzanie uzasadnieniem biznesowym projektu dotyczy nie tylko fazy przygotowania projektu. Oczywiście bardzo ważne jest, żeby organizacje wybierały do realizacji tylko te projekty, które są uzasadnione biznesowo. Nie mniej ważne jest jednak, aby organizacje ciągle realizowały projekty, które są zasadne. A właśnie zapewnienie ciągłości uzasadnienia biznesowego dla projektów w realizacji stanowi najczęściej największe wyzwanie dla organizacji.

Oprócz pracy nad doskonaleniem procesów w organizacji warto wybrać właściwe narzędzie informatyczne, które będzie wspierać kierownika projektu w wyliczaniu uzasadnienia biznesowego projektu i da organizacji pewność, że te dane są poprawnie wyliczone i aktualizowane na bieżąco, po każdej zmianie w projekcie.

Artykuł powstał we współpracy z Strefa PMI

Artykuł pochodzi z: Strefa PMI nr 41, czerwiec 2023