Myśląc o finansach projektu skupiamy się najczęściej na budżecie projektu: ile mamy środków przydzielonych w planie bazowym, ile już wydaliśmy oraz jakie są szacunki do końca realizacji projektu – czy wydamy więcej czy mniej?

Jednak z perspektywy Kierownika projektu (i nie tylko) ten zakres informacji finansowej w projekcie jest zupełnie niewystarczający. Pomiędzy zaplanowaniem wydatku w projekcie i uzyskaniem na niego zgody, a otrzymaniem faktury od dostawcy, która skutkuje pojawianiem się wykonania w budżecie projektu, może minąć wiele dni, a nawet miesięcy. W międzyczasie tych środków już praktycznie nie ma – Kierownik projektu nie może ich wykorzystać, bo zostały już zarezerwowane, ale w budżecie projektu jeszcze tego nie widać.

W tym kontekście często pojawia się termin zobowiązanie lub zamówienie. Jeśli więc system IT wspierający Kierownika projektu (a także inne osoby zaangażowane w projekt od strony finansowej) nie daje możliwości pracy z zobowiązaniami finansowymi, to kończy się na pracy ręcznej z wykorzystaniem najlepszego na świecie narzędzia IT, czyli arkusza kalkulacyjnego.

Brak informacji o zobowiązaniach finansowych w projektach jest również istotnym wyzwaniem dla osób nadzorujących budżety na poziomie bardziej zagregowanym: w poszczególnych programach i dla całego portfela projektów. Jeśli mamy odpowiedzieć na pytanie, ile faktycznie mamy zaangażowanych środków finansowych w projektach w poszczególnych okresach, uwzględniając jeszcze zaawansowanie tego zaangażowania (np. odróżnienie zgody wewnętrznej od zamówienia złożonego u dostawcy), to nie pozostaje nam nic innego jak odpytywać Kierowników projektów lub szukać informacji w innych systemach (np. w systemie zakupowym, jeśli jest wykorzystywany) i dokonywać ręcznych przeliczeń. Nikogo nie trzeba przekonywać, że jest to niepotrzebna i nietwórcza praca.

W niniejszym artykule omówimy więc zagadnienie zarządzania zobowiązaniami finansowymi w projekcie, odpowiadając na poniższe pytania:

  • Czym jest cykl życia zobowiązania finansowego w projekcie?
  • Kto powinien zarządzać zobowiązaniami finansowymi w projekcie?
  • Na czym polega praca z zobowiązaniami finansowymi w projekcie?
  • Jakie są możliwości automatyzacji pracy z zobowiązaniami finansowymi w projekcie?
  • Jak może wyglądać w praktyce praca z zobowiązaniami finansowymi w projekcie, na poziomie programu i w całym portfelu projektów?

Czym jest cykl życia zobowiązania finansowego w projekcie?

Zobowiązanie zobowiązaniu nie równe. Każda organizacja, która pracuje z zobowiązaniami finansowymi w projektach, wprowadza odpowiednie statusy zobowiązań, które umożliwiają śledzenie cyklu życia zobowiązania finansowego w projekcie. Pozwalają zorientować się, jak zaawansowane jest dane zobowiązanie, a w szczególności jakie konsekwencje spotkają organizację, jeśli wystąpi potrzeba rezygnacji z danego zobowiązania (np. w celu ograniczenia budżetu projektu, gdy projekt traci swoje uzasadnienie biznesowe).

Czym innym jest wewnętrzna zgoda na zaciągnięcie zobowiązania, a czym innym zamówienie wysłane do dostawcy, czy nawet już realizowane. W tym drugim przypadku często musimy liczyć się z konsekwencjami finansowymi wynikającymi z rezygnacji ze złożonego zamówienia.

Jakie statusy może obejmować cykl życia zobowiązania finansowego? Poniżej został zaprezentowany przykładowy zestaw statusów:

  1. Zgłoszone zapotrzebowanie,
  2. Zatwierdzone zapotrzebowanie,
  3. Zamówienie wysłane do dostawcy,
  4. Zamówienie potwierdzone przez dostawcę,
  5. Zamówienie dostarczone,
  6. Zamówienie rozliczone.

Po utworzeniu zobowiązania ma ono często charakter wewnętrznego zapotrzebowania i jest wysyłane do zatwierdzenia. Podczas weryfikacji zapotrzebowania sprawdzane jest jego uzasadnienie merytoryczne oraz dostępność środków finansowych w projekcie (uwzględniając budżet projektu i już zaciągnięte zobowiązania). Jeśli zapotrzebowanie uzyska akceptację to przygotowywane jest zamówienie do dostawcy. Dostawca po otrzymaniu zamówienia może je potwierdzić lub odrzucić. Następnie zamówienie jest realizowane. Finalnie, po zakończeniu dostarczania zamówienia następuje jego rozliczenie i finalne zamknięcie zobowiązania.

Powyższy opis jest tylko przykładem ilustrującym ideę cyklu życia zobowiązania finansowego w projekcie. W związku z regulacjami funkcjonującymi w danej organizacji obsługa zobowiązania może się różnić – być prostsza lub bardziej rozbudowana.

Dodatkowo, jeśli organizacja zarządza zamówieniami w systemie IT to warto zadbać o jego integrację z systemem klasy PPM, aby ograniczyć pracochłonność (przepisywanie tych samych danych do dwóch systemów) i wyeliminować błędy ludzkie (np. niepoprawne sprawdzenie dostępności środków finansowych w projekcie podczas weryfikacji zapotrzebowania). Na końcu artykułu opiszemy przykładową logikę integracji systemu zakupowego z oprogramowaniem klasy PPM.

Kto powinien zarządzać zobowiązaniami finansowymi w projekcie?

Podział odpowiedzialności za zarządzanie zobowiązaniami w projekcie będzie wynikał zarówno z zasad przyjętych w danej organizacji, jak i z wielkości/złożoności projektu.

W najprostszym przypadku zajmuje się tym Kierownik projektu lub Koordynatorzy projektu. Praca z zobowiązaniami może być jednak delegowana do osób, które odpowiadają za poszczególne pozycje wydatkowe w budżecie projektu – wówczas każdy dba o zobowiązania dotyczące swoich wydatków.

Dodatkowo zobowiązania finansowe są monitorowane przez przedstawicieli PMO (biura projektów)
i służb finansowych/controllingowych, zarówno na poziomie danego projektu, jak i na poziomie poszczególnych programów oraz całego portfela projektów.

Na czym więc polega praca z zobowiązaniami finansowymi w projekcie?

Zarządzanie zobowiązaniami obejmuje następujące kroki:

  1. Utworzenie zobowiązania.
  2. Aktualizacja stanu zobowiązania.
  3. Powiązanie rzeczywistych wydatków z zobowiązaniem.
  4. Zamknięcie zobowiązania.

Krok 1: Utworzenie zobowiązania

Zobowiązanie może być tworzone ręcznie przez Kierownika projektu lub Koordynatora projektu, albo przez osobę odpowiedzialną za określoną pozycję wydatkową w budżecie projektu (w zależności od podziału odpowiedzialności w projekcie). Jeśli dana organizacja korzysta z systemu zakupowego to warto pomyśleć o integracji – wówczas zobowiązanie będzie zakładane w jednym miejscu a dane dotyczące stanu zobowiązania w cyklu jego życia będą synchronizowane automatycznie.

Tworząc zobowiązanie wychodzimy od pozycji wydatku, którego zobowiązanie dotyczy. Wprowadzamy nazwę zobowiązania, opcjonalnie jego opis oraz wartość (najczęściej w podziale na lata). Ta wartość pozwoli nam później monitorować stopień wykorzystania budżetu – w każdym zaplanowanym wydatku będziemy widzieć ile środków zaplanowaliśmy, ile zaciągnęliśmy zobowiązań i ile środków pozostało jeszcze do wykorzystania.

Do zobowiązania możemy również przypisać identyfikator (podobnie jak przypisujemy identyfikatory do wydatków w budżecie projektu). Taki identyfikator może być tworzony w projekcie, lub pochodzić z systemu zewnętrznego (np. z systemu zakupowego). Ten identyfikator będzie później wykorzystywany do automatycznego powiązania wykonanych wydatków (np. faktura od dostawcy) z danym zobowiązaniem. Identyfikatory nie są obowiązkowe – jeśli nie będą stosowane to Kierownik projektu będzie mógł ręcznie przypisać wykonane wydatki do zobowiązań, żeby śledzić rzeczywisty stan zobowiązań.

Krok 2: Aktualizacja stanu zobowiązania

Aktualizacja stanu zobowiązania polega na zmianie statusu zobowiązania oraz ew. zmianie w wielkości zobowiązania w czasie (np. w wyniku zawarcia aneksu z dostawcą). Operacje te mogą być wykonywane ręcznie w projekcie lub automatycznie, przy wykorzystaniu integracji z systemem zakupowym.

Krok 3. Powiązanie rzeczywistych wydatków z zobowiązaniem

Wiązanie rzeczywistych wydatków z zobowiązaniem jest opcjonalne. Jego celem jest umożliwienie śledzenia, w jakim stopniu dane zobowiązanie zostało już zrealizowane bazując np. na fakturach wystawianych przez dostawcę podczas realizacji zamówienia. W niektórych organizacjach takie powiązanie jest obowiązkowe ze względu na konieczność weryfikacji stopnia realizacji zobowiązania podczas jego zamykania.

Wiązanie rzeczywistych wydatków z zobowiązaniem może się odbywać ręcznie lub automatycznie. Jeśli wydatki zaimportowane z systemu zewnętrznego (np. ERP, system zakupowy) trafią do projektu wraz z informacją, którego zobowiązania dotyczą (poprzez wskazanie identyfikatora tego zobowiązania) to powiązanie nastąpi automatycznie. Jeśli jednak w systemie źródłowym nie będzie danych identyfikujących zobowiązania, to takie powiązanie może zostać utworzone w projekcie ręcznie, przez Kierownika projektu, Koordynatora projektu lub osobę odpowiedzialną za dany wydatek.

Krok 4. Zamknięcie zobowiązania

Ostatnim krokiem jest zamknięcie zobowiązania. Wcześniej weryfikowane jest, czy zobowiązanie zostało wykorzystane w pełni i czy spłynęły już wszystkie dokumenty finansowe dotyczącego tego zobowiązania. Wówczas pomocne jest posiadanie informacji o przypisaniu rzeczywistych wydatków do zobowiązania.

Zamykanie zobowiązań ma przede wszystkim funkcję porządkową. Niektóre organizacje mają również zasadę, że nie można zakończyć rozliczania projektu, jeśli nie zostały zamknięte wszystkie zobowiązania w takim projekcie. Pozwala to zapobiegać sytuacjom, w których projekt został już rozliczony i zamknięty, a nadal spływają wydatki dotyczące tego projektu.

Jakie są możliwości automatyzacji pracy z zobowiązaniami finansowymi w projekcie?

Wdrażając nowe systemy IT i nowe metody zarządzania (np. zarządzanie zobowiązaniami finansowymi w projekcie) zawsze szukamy możliwości automatyzacji pracy, aby eliminować niepotrzebną pracę ludzką związaną z wielokrotnym wprowadzaniem tych samych danych i kontrolą ich poprawności, a także u źródła zapobiegać występowaniu potencjalnych błędów.

Obszar zobowiązań finansowych również daje duże możliwości do takiej automatyzacji, dzięki połączeniu systemu klasy PPM (oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów, programami i projektami) z systemem zakupowym i księgowym.

Logika powiązania takich systemów może być następująca:

  • Kierownik projektu tworzy zobowiązanie w projekcie w systemie PPM, w odpowiednim wydatku, wraz z jego wartością w czasie i z odpowiednim opisem. Następnie zmienia status zobowiązania np. na wysłane do zatwierdzenia. Wówczas system PPM wysyła automatycznie informację o nowym zobowiązaniu (technicznie może być to realizowane z wykorzystaniem technologii webhooks lub poprzez połączenie API).
  • System zakupowy samodzielnie przechwytuje informację o zobowiązaniu lub otrzymuje ją przez API i rozpoczyna się proces weryfikacji i zatwierdzenia zobowiązania (takie zobowiązanie może mieć wówczas status zapotrzebowania). W trakcie weryfikacji pobierane są automatycznie z systemu PPM informacje o projekcie oraz o dostępności środków finansowych w danym projekcie, uwzględniając zaciągnięte dotychczas zobowiązania (weryfikacja obejmuje konkretną pozycję wydatkową, której dotyczy wnioskowane zobowiązanie). W zależności od wielkości zobowiązania, jego charakteru etc. ścieżka akceptacyjna może się różnić (za to odpowiada system zakupowy), ale finalnie do systemu PPM wraca informacja z akceptacją lub odrzuceniem wniosku oraz zmieniany jest status zobowiązania, automatycznie.
  • Zamówienie jest realizowane przez dostawcę i spływają faktury. Znów z wykorzystaniem API wykonane wydatki mogą być automatycznie łączone z odpowiednimi zobowiązaniami, żeby Kierownik projektu miał pełną informację o stanie zobowiązań w jego projekcie bez konieczności przełączania się między systemami.
  • Finalnie Kierownik projektu zamyka zobowiązanie, co również może się automatycznie odłożyć w innych systemach (system księgowy lub zakupowy).

Powyższa logika połączenia między systemami PPM, księgowym i zakupowym jest tylko przykładem, który ma zilustrować potencjalne możliwości automatyzacji. Finalnie należy uwzględnić potrzeby danej organizacji oraz możliwości i ograniczenia techniczne.

Jeśli chciałabyś/chciałbyś dowiedzieć się, jakie możliwości integracji ma oprogramowanie Hadrone PPM to zapraszamy do kontaktu!

Jak może wyglądać w praktyce praca z zobowiązaniami finansowymi w projekcie, na poziomie programu i całego portfela projektów?

Zarządzanie zobowiązaniami finansowymi w projekcie nie ogranicza się do samego projektu. Oczywiście w projekcie odbywa się główna praca z zobowiązaniami, ale zagregowane informacje o poziomie zobowiązań zaciągniętych w projekcie są też wykorzystywane „wyżej” – w programach, w których uwzględnione są określone projekty oraz na poziomie całego portfela projektów, lub w poszczególnych podportfelach.

Poniżej zamieszczamy film ilustrujący jak wygląda praca z zobowiązaniami na poziomie projektu, programu i portfela projektów w oprogramowaniu Hadrone PPM.